Quản lý Tiềm năng (Leads) trong ERPOnline

Để định nghĩa Tiềm năng (Leads), hãy tưởng tượng bạn có một kho các địa chỉ liên hệ bán hàng tiềm năng bày tỏ sự quan tâm tới sản phẩm của công ty bạn.

Một Tiềm năng đại diện cho một khách hàng tiềm năng mà chưa thành lập một mối quan hệ nào. Thường một Tiềm năng chứa thông tin có giá trị để nhận thấy một cơ hội bán hàng trong tương lai. Tuy nhiên, sai lầm thường gặp là những thông tin quan trọng như vậy thường xuyên bị mất, bởi vì nó không được ghi nhận vào bất kỳ đâu. Và ngay cả khi đã ghi nhận, vẫn rất khó khăn trong việc theo dõi bất kỳ hoạt động nào cho Tiềm năng đó. Bởi vì thông tin không có sẵn ngay khi bạn cần.

Việc lưu trữ thông tin Tiềm năng tập trung một chỗ nhữ trong ERPOnline giải quyết cho bạn về những lo lắng trên.

Các trường hợp cần tạo Tiềm năng (cả bằng tay và tự động):

• Khi một email yêu cầu được gửi đến một địa chỉ email chung của công ty, như là sale@yourcompany.com, sự kiện này có thể thiết lập tự động.
• Khi nhận được một danh thiếp từ một khách hàng tiềm năng, bạn cần liên lạc lại với người đó để thu thập thêm thông tin và đánh giá xem nó có thể trở thành một cơ hội bán hàng hay không? Việc này bạn phải nhập bằng tay vào phần mềm.
• Khi một cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm nằng trong một lĩnh vực nhất định và được import thông qua file CSV. Việc liên lạc với các khách hàng tiềm năng này có thể được thực hiện trên từng người hoặc thông qua hệ thống gửi email hàng loạt.
• Khi một Sổ địa chỉ (Contact) tiềm năng mà bạn bắt gặp trong một mạng lưới kinh doanh. Bạn cần thu thập thông tin trước khi giao cho nhân viên bán hàng liên lạc.
• Khi khách hàng liên hệ trên website của bạn, nó sẽ được tích hợp trực tiếp với hệ thống ERP của bạn. Trước khi được chuyển thành một cơ hội bán hàng, bạn cần lưu lại, nghiên cứu và xử lý các yêu cầu của người đó.

Các nhân viên thuộc bộ phận tiếp thị (marketing) và bán hàng (salemans) thường làm việc trên các Tiềm năng. Một khi các Tiềm năng được chuyển thành khách hàng hoặc cơ hội bán hàng (sales opportunities), phòng bán hàng sẽ quan tâm tới thông tin của từng cơ hội. Tất nhiên trước khi chuyển một Tiềm năng (Lead) thành một cơ hội (Opportunity) phải trải qua giai đoạn đánh giá và thẩm định.

ERPOnline cho phép bạn cấu hình các Tiềm năng của mình một cách rất dễ dàng. Bạn có thể tạo ra các giai đoạn (stage) Tiềm năng cho riêng mình bằng cách vào menu Bán hàng/Cấu hình/Tiềm năng & Cơ hội/Giai đoạn. Sử dụng Số trình tự (Sequence Number) để xác định thứ tự của giai đoạn (stage). Tất nhiên, bạn cũng có thể kéo thả một giai đoạn tới một nơi khác để tự động thay đổi thứ tự cho tất cả các giai đoạn. Một nhân viên bán hàng có thể thay đổi giai đoạn của Tiềm năng tùy thuộc vào phản hồi từ khách hàng và nhập kết quả trao đổi với khách hàng vào form Tiềm năng (ví dụ như trường Ghi chú).

Các Tiềm năng có thể được gán cho một đội ngũ bán hàng (Sales Team) để dễ dàng cho việc theo dõi. Mỗi một người dùng (user) có thể được thêm vào một đội ngũ bán hàng mặc định được thiết lập trong Các tùy chọn của người dùng đó (User Preferences). Khi bạn định nghĩa một cây thư mục cha con (tree structure) cho đội ngũ bán háng, bạn cũng có thể nâng cấp (escalate) một Tiềm năng từ đội ngũ bán hàng cấp thấp lên đội ngũ bán hàng cấp cao hơn.

Các công ty có thể quyết định không sử dụng Tiềm năng (Leads), thay vì thế họ có thể tạo trực tiếp một cơ hội và lưu toàn bộ thông tin vào đó. Đối với một vài công ty, Đầu mối chỉ là một bước mở rộng trong quá trình bán hàng. Nghĩa là bạn có thể bắt đầu quy trình bán hàng từ Cơ hội (opportunity) thay vì từ một Tiềm năng (Lead).

Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết hơn một số ví dụ về Tiềm năng (Leads) được sử dụng trong OpenERP & ERPOnline.

Lưu trữ danh thiếp (Business Cards) một cách hiệu quả

Khách hàng tiềm nằng thường được nhập vào như là một Tiềm năng (Lead) trong hệ thống. Điều này có nghĩa bạn không tạo ra một Đối tác (Partner) hoặc một cơ hội bán hàng (sales opportinuty) cho tới khi bạn hội đủ điều kiện để xác định Tiềm năng đó có khả thi hay không?

Khi một Tiềm năng đã được đánh giá, thẩm định (Qualification), bạn có thể chuyển nó thành một đối tác và cuối cùng thành một cơ hội bán hàng.

Để tạo mới một Tiềm năng, bạn vào menu Bán hàng (Sales)/Bán hàng (Sales)/Tiềm năng (Leads) và kích vào nút Create. Trong form Tiềm năng, bạn có thể nhập thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng này và thêm ghi chú cho nó.

Form thông tin Tiềm năng (Lead)

Tổ chức Tiềm năng (Leads)

Để giúp người dùng tổ chức Tiềm năng (Leads) một cách hiệu quả nhất, OpenERP cung cấp một số chức năng trong phân hệ Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) được sử dụng sao cho phù hợp với từng nhu cầu:

• Hiển thị tất cả danh sách các Tiềm năng (Leads) theo đội ngũ bán hàng (Sales Team).
• Hiển thị danh sách các Tiềm năng mới tạo (New).
• Hiển thị danh sách các Tiềm năng chưa được giao cho ai (Unassigned Leads).
• Hiển thị tất cả danh sách các Tiềm năng đã được giao cho các nhân viên bán hàng khác nhau.
• Tìm kiếm Tiềm năng mà chưa được gán cho một chiến dịch nào (Campain) một cách nhanh chóng.

Việc này giúp cho người quản lý bán hàng (Sales Manager) dễ dàng theo dõi công việc của từng nhân viên bán hàng.

Theo dõi các Tiềm năng theo nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng có thể thiết lập mức độ ưu tiên cho từng Tiềm năng của họ, và từ đó họ có thể sắp xếp Tiềm năng theo mức độ ưu tiên từ thấp đến cao (hoặc ngược lại).

Phân tích Tiềm năng (Analysing Leads)

OpenERP cung cấp một hệ thống báo cáo thông kê giúp bạn quản lý và theo dõi các Tiềm năng của mình. Menu Báo cáo/Bán hàng/Phân tích Tiềm năng cho phép bạn kiểm tra các yếu tố khác nhau liên quan đến Tiềm năng. Bạn có thể xem các công việc bị trì hoãn, số lượng email đã gửi và nhận (nếu bạn sử dụng chức năng email gateway). Sắp xếp, phân tích các Tiềm năng theo các tiêu chí khác nhau.

Một số khả năng của hệ thống báo cáo, phân tích Tiềm năng:

1. Tiềm năng theo giai đoạn trên từng tháng: Trước tiên bạn phải nhóm các Tiềm năng theo tháng, sau đó là theo mức độ thẩm định và giai đoạn.
2. Đánh giá tính hiệu quả của từng chiến dịch (Campain): Nhóm theo chiến dịch để tìm ra tổng số Tiềm năng của từng chiến dịch. Bạn cũng có thể lọc theo một chiến dịch cụ thể.
3. Tiềm năng theo mức độ ưu tiên: Nhóm theo mức độ ưu tiên (Priority) bạn sẽ nhìn thấy Tiềm năng nào là quan trọng và không quan trọng.

Phân tích Tiềm năng theo Chiến dịch trên từng tháng