Quản lý tiến độ dự án
Mặc định trên mỗi Dự án bạn sẽ có thông tin về Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc dự kiến, đồng thời trên mỗi Nhiệm vụ bạn cũng có Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc dự kiến. Tuy nhiên, nếu chỉ như vậy, bạn sẽ không biết được dự án của mình đến thời điểm hiện tại đã thực hiện được bao nhiểu phần trăm? Vì vậy bạn cần phải theo dõi được thời gian (số giờ) thực hiện dự án
Quản lý thời gian dự kiến
Để có được phần trăm tiên độ dự án, trên mỗi dự án bạn cần ghi nhận tổng số giờ dự kiến hoàn thành dự án. Tổng số giờ này sẽ được tự động tính toán dựa trên số giờ dự kiến của từng Nhiệm vụ trong dự án.
Trước tiên, bạn cần truy cập vào menu Thiết lập > Cấu hình > Dự án và kích hoạt chức năng Quản lý thời gian dự kiến trên Nhiệm vụ. Sau khi kích hoạt tính năng này, trên mỗi Nhiệm vụ bạn có thể nhập Số giờ dự kiến ban đầu cho nó.
Chi tiết thời gian thực hiện Nhiệm vụ
Khi bạn kích hoạt tính năng Quản lý thời gian dự kiến, hệ thống cũng sẽ kích hoạt tính năng Ghi lại công việc cụ thể trên nhiệm vụ, vì bạn phải cần cả 2 tính năng này để quản lý tiến độ dự án.
Sau khi có dữ liệu về Số giờ dự kiến, mỗi khi bạn hoàn thành một công việc nhỏ trong Nhiệm vụ bạn cần ghi lại công việc đó vào trong Nhiệm vụ bao gồm cả số giờ hoàn thành công việc. Ví dụ, bạn có Nhiệm vụ XXX với Số giờ dự kiến ban đầu là 12 giờ. Khi bạn hoàn thành Công viêc 1 bạn sẽ vào Nhiệm vụ XXX và ghi lại vào phần Tóm tắt công việc (bên dưới trường Mô tả của Nhiệm vụ) với Thời gian sử dụng là 2 giờ. Tương tự với Công việc 2 là 3 giờ,...
Nhật ký hoàn thành Nhiệm vụ
Như vậy, tại thời điểm bạn theo dõi Nhiệm vụ bạn sẽ thấy hệ thống tự động tính ra % Tiến trình công viêc = 1 giờ + 4 giờ + 3 giờ (Tổng số giờ đã sử dụng) / 12 giờ (Số giờ dự kiến ban đầu) * 100 = 66,67%.
Đối với cả dự án, Số giờ dự kiến = Tổng số giờ dự kiến của các Nhiệm vụ, tương tự Tổng số giờ đã sử dụng = Tổng số giờ đã sử dụng của tất cả các nhiệm vụ. Từ đó hệ thống cũng tự động tính ra tiến độ phần trăm hoàn thành dự án = Tổng số giờ đã sử dụng / Tổng số giờ dự kiến * 100.
Để theo dõi tiến độ của dự án, trên menu Dự án > Dự án > Dự án, bạn cần chuyển sang chế độ xem kiểu Danh sách (List View) ở góc trên cùng bên tay phải của giao diện màn hình danh sách Dự án.
Tiến độ dự án