Thiết lập hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Khái quát về kế toán quản trị
Thế nào là kế toán quản trị?
Kế toán quản trị hay kế toán quản lý là lĩnh vực chuyên môn của kế toán nhằm nắm bắt các vấn đề về thực trạng, đặc biết là thực trạng tài chính của doanh nghiệp qua đó phục vụ công tác quản trị nội bộ và ra quyết định quản trị. Thông tin của kế toán quản trị đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, đồng thời phục vụ việc kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp đó.
Mục tiêu của kế toán quản trị
- Biết được từng thành phần chi phí, tính toán và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng sản phẩm, từng loại công trình, dịch vụ
- Xây dựng được các dự toán ngân sách cho các mục tiêu hoạt động
- Kiểm soát thực hiện và giải trình các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế
- Cung cấp các thông tin cần thiết để có các quyết định kinh doanh hợp lý
Vai trò của kế toán viên quản trị
- Các nhà kế toán quản trị phải tham gia vào việc xây dựng và thực hiện chiến lược, sau đó biến các dự định chiến lược và năng lực thành các biện pháp quản trị và vận hành.
- Kế toán quản trị đã chuyển chức năng từ người lưu giữ sổ sách, số liệu trong quá khứ để trở thành nhà thiết kế của những hệ thống thông tin quản trị trọng yếu của tổ chức.
Nội dung công việc của kế toán quản trị
- Hạch toán chi phí: Nội dung chính là xác định chi phí chứ không phải là hạch toán thật chính xác vì các số liệu chỉ phục vụ mục tiêu nội bộ, không có tích pháp lý. Các thông tin chi phí được phép sử dụng linh hoạt hơn bình thường
- Kiểm soát và lập kế hoạch: Kết hợp nhịp nhàng quy trình lập kế hoạch, đánh giá với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
- Đánh giá hiệu quả: Công việc này lại cần chú trọng tới các hiệu quả phi tài chính dựa trên các dữ liệu tài chính
Sự khác biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính
Cả hai loại kế toán này đều dựa trên cùng một nguồn dữ liệu, thậm chí cùng một đội ngũ xử lý, song do mục tiêu khác nhau nên có nhiều điểm khác nhau:
- Kế toán tài chính chủ yêu hướng đến đối tượng bên ngoài còn kế toán quản trị phục vụ các đối tượng bên trong công ty.
- Kế toán quản trị chú trọng tương lai, kế toán tài chính đi sâu vào quá khứ
- Kế toán tài chính nhấn mạnh tính chính xác, khả năng xác minh còn kế toán quản trị chú trọng sự kịp thời, không cần thật chính xác, thậm chí nhiều ước định.
Kế toán quản trị trong ERPOnline/Odoo
Kế toán quản trị được ví như nền tảng giúp cho nhà quản lý trong việc ra quyết định và thông qua các tài khoản kế toán quản trị thì người dùng có được thông tin cần thiết với cái nhìn tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong ERPOnline/Odoo các tài khoản kế toán quản trị được coi như là công cụ quản lý hữu ích và là trung tâm của hệ thống.
Lưu ý: Hệ thống tài khoản quản trị độc lập với hệ thống tài khoản tài chính thể hiện qua một số khía cạnh sau đây:
- Đối với một số phần mềm kế toán, các tài khoản kế toán quản trị được quản lý theo dõi như là hệ thống tài khoản tài chính mở rộng - ví dụ như là sử dụng tài khoản cấp 2 cấp 3 của hệ thống tài khoản tài chính.
- Đối với ERPOnline/Odoo, hệ thống tài khoản quản trị được liên kết tới hệ thống tài khoản tài chính nhưng được xử lý hoàn toàn độc lập. Vậy nên người dùng có thể thêm các tài khoản quản trị mà không ảnh hưởng gì đến tài khoản tài chính.
- Hệ thống tài khoản tài chính thì mang tính pháp lý còn hệ thống tài khoản quản trị được xây dựng theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp
- Giống như tài khoản tài chính, người dùng sẽ tìm thấy các bút toán trong các tài khoản quản trị khác nhau. Mỗi bút toán quản trị có thể được liên kết hoặc không liên kết tới các tài khoản tài chính tuỳ theo nhu cầu của người dùng. Ngược lại, một bút toán trong kế toán tài chính có thể được liên kết tới một, một vài hoặc không có liên kết nào đến tài khoản kế toán quản trị
Cách tạo tài khoản quản trị
Người dùng theo đường dẫn sau Kế toán/Cấu hình/Kế toán quản trị/Tài khoản quản trị nhấn nút Tạo mới và hệ thống sẽ xuất hiện màn hình nhập tài khoản quản trị như sau:
Lưu ý:
- Đầu tiên, người dùng phải chọn đại diện phân tích phù hợp nhất với công ty của bạn trước khi nhập vào hệ thống: "nghĩa là người dùng phải căn cứ vào mục tiêu quản trị của mình để từ đó để xây dựng hệ thống tài khoản quản trị phù hợp".
- Dữ liệu mà người dùng nhìn thấy khi tạo tài khoản quản trị sẽ phụ thuộc vào các ứng dụng kinh doanh đã cài đặt trước đó.
Để tạo tài khoản quản trị người dùng cần hoàn thành các trường chính sau đây:
- Tên tài khoản/Hợp đồng: Tên của tài khoản (phải là duy nhất) - thể hiện nội dung của tài khoản
- Loại tài khoản: Cũng giống như tài khoản tài chính, loại View được sử dụng cho tài khoản cha - tài khoản này chỉ dùng để tạo sơ đồ phân cấp, không dùng để lưu trữ các bút toán kế toán. Loại tài khoản quản trị - dùng cho các tài khoản quản trị để ghi nhận các bút toán. Với loại hợp đồng hoặc dự án sẽ có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Sau khi các tài khoản quản trị được cấu hình xong, người dùng có thể xem qua danh mục theo đường dẫn sau: Kế toán/Hệ thống tài khoản/Hệ thống tài khoản quản trị hoặc theo đường dẫn Kế toán/Cấu hình/Kế toán quản trị/Tài khoản quản trị (Với hình 2 thu gọn hoặc hình 3 chi tiết)
Hình 2
Hình 3
Sổ nhật ký quản trị
Khi danh mục tài khoản được xây dựng xong người dùng tiếp tục thiết lập các sổ nhật ký quản trị. Các sổ nhật ký này cho phép người dùng phân loại, nhóm các bút toán để phục vụ cho mục đích quản lý phân tích thông tin của người dùng. Sổ nhật ký quản trị chia thành các loại sau đây:
- Bán hàng: Áp dụng đối với các nghiệp vụ bán hàng
- Mua hàng: Dành cho mua hàng và chi phí
- Tiền mặt: Dành cho các bút toán liên quan đến tiền
- Tổng quát: Áp dụng đối với các trường hợp còn lại
- Tình trạng: Dùng để điều chỉnh các tài khoản khi bắt đầu hoạt động hoặc kết thúc một năm tài chính cũ (số dư đầu kỳ các tài khoản)
Hình 4
Lưu ý: Lúc này, sổ nhật ký quản trị đã có thể kết nối với sổ nhật ký tài chính của người dùng, hệ thống ERPOnline/Odoo đã cho phép người dùng hạch toán các bút toán phân tích. Ví dụ: Khi người dùng nhập hoá đơn cho khách hàng hệ thống sẽ tự tìm kiếm sổ nhật ký quản trị dạng "bán hàng". Để làm được điều này người dùng thực hiện theo đường dẫn sau Kế toán/Cấu hính/Sổ nhật ký/Sổ nhật ký chọn sổ nhật ký bán hàng kích vào nút Chỉnh sửa, ở mục Sổ nhật ký quản trị chọn sổ nhật ký quản trị bán hàng.
Hình 5
Hình 6