Thông tin hóa đơn và tiến độ nhận hàng cho nhân viên mua hàng với Odoo/ERPOnline
Tương tự như phần quản lý hóa đơn, thanh toán và tiến độ giao hàng dánh cho nhân viên bán hàng, phần mềm cũng cho nhân viên mua hàng có các tính năng để theo dõi tiến độ nhận hàng, hóa đơn, công nợ liên quan đến đơn hàng mua do mình phụ trách mặc dù không được phân quyền ở kho hay kế toán.
Đon hàng mua sau khi được xác nhận sé có hai thông tin được tạo: Phiếu nhận hàng và hóa đơn dự thảo.
Tạo hóa đơn dự thảo từ đơn mua và theo dõi tiến trình
Sau khi đơn hàng được xác nhận, quy trình về nhận hàng và hóa đơn, thanh toán, công nợ được kích hoạt. Bạn có thể:
Tạo hóa đơn dự thảo để phần mềm chuyển sang module kế toán thực hiện các bước tiếp theo liên quan tới ghi nhận hóa đơn mua hàng, theo dõi thanh toán, công nợ với nhà cung cấp
Theo dõi các lần nhận hàng thông qua lệnh nhận hàng được tạo tự động khi xác nhận đơn mua
Tạo hóa đơn dự thảo từ đơn mua và theo dõi tiến trình
Bạn nhấn Tạo hóa đơn để có hóa đơn dự thảo. Phần mềm sẽ cho bạn các lựa chọn quy trình tiếp theo cần thực hiện
Nếu hóa đơn được nhà cung cấp xuất theo từng đợt nahanj hàng, trên sản phẩm bạn đặt chế độ xuất hóa đơn theo số lượng hàng nhận, bạn cần nhận hàng trước khi tạo hóa đơn để quản lý được giá trị hóa đơn theo số lượng hàng đã nhận
Nếu hóa đơn được xuất cho cả đơn hàng, trên sản phẩm bạn đặt chế độ hóa đơn theo đơn hàng mà không phụ thuộc số lượng nhận thì bạn có thể tạo hóa đơn bất kỳ lúc nào để chờ hóa đơn nhà cung cấp gửi sang và đối chiếu.
(Xem thêm: Cấu hình sản phẩm để đặt chế độ xuất hóa đơn)
Nhân viên mua hàng có tính năng tạo hóa đơn dự thảo nhưng không được thao tác gì thêm. Vì vậy để biết thêm thông tin về tiến trình xuất hóa đơn, tiến độ thanh toán của hóa đơn đó, phần mềm cung cấp cho họ tính năng theo dõi các hóa đơn thuộc đơn hàng mình phụ trách.
Trên ô các hóa đơn, nhấn chọn để đến danh sách các hóa đơn của đơn hàng:
Bạn có thể biết trình trạng hóa đơn mua hàng:
Dự thảo: Hóa đơn nháp, được ghi nhận thông tin dự thảo khi chưa nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp chuyển sang
Đã vào sổ: Hóa đơn chính thức được nhà cung cấp gửi sang (tương đương xuất hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy), ghi nhận công nợ với nhà cung cấp
Đã thanh toán: Hóa đơn đã được thanh toán, công nợ đã hết
Phần mềm cũng ghi lại lịch sử tạo, xuất hóa đơn thông qua thông điệp ngay bên dưới hóa đơn này:
Theo dõi quá trình nhận hàng
Tương tự, nhân viên mua hàng cũng được theo dõi số lượng hàng đã nhận ở kho. Nếu hàng hóa được nhận và phiếu nhận hàng được thủ kho xác nhận, phần mềm sẽ tự cập nhật số lượng đã nhận ở cột đã nhận để họ theo dõi đơn hàng của mình.
Như vậy, các thông tin về nhận hàng, hóa đơn, thanh toán được cung cấp đầy đủ, ngay lập tức giúp nhân viên mua hàng có đủ thông tin để kiểm soát và heo dõi tiến trình đơn hàng của mình từng bước một.