Cấu hình sản phẩm trong ERPOnline

Khải niệm

Sản phẩm (Product) là một tên gọi chung cho tất cả các sản phẩm bạn bán ra, dịch vụ hay mua về, các chi phí phát sinh... trong quá trính hoạt động kinh doanh. Mục đích: tách các đầu mục sản phẩm, chi phí để thống kê cho các mục địch quản trị khác nhau.

Nhóm sản phẩm:

Các sản phẩm có cùng tính chất, cùng cách hạch toán trong kế toàn khi bạn mua vào hay bán ra, hoặc do cách quy hoạch sản phẩm của doanh nghiệp bạn có thể cho vào cùng một nhóm. Các nhóm sản phẩm này được cấu hình chung, khi một sản phẩm được đưa vào nhóm sản phẩm này, các tính chất, cấu hình của sản phẩm đó sẽ phụ thuộc vào cách cấu hình của Nhóm sản phẩm nó nó được đưa vào.

Ví dụ: Với nhóm sản phẩm “nguyên vật liệu sản xuất” gồm các nguyên vật liệu thô để đưa vào quá trình sản xuất ra sẳn phẩm, các bước nhập, xuất kho, đưa vào sản xuất...giống nhau và có cách định khoản giống nhau về nghiệp vụ kế toán.

Để tạo nhóm sản phẩm, chúng ta có 2 cách:
Trong phân hệ Bán hàng hoặc mua hàng, Cấu hình => Sản phẩm (hoặc biến thể sản phẩm) => Nhóm sản phẩm. Tại đây bạn nhấn Tạo mới.

Cách định khoản này sẽ được áp dụng cho tất cả các sản phẩm thuộc nhóm Phụ từng thay thế này.

Cấu hình sản phẩm
Để tạo sản phẩm, có thể dùng các cách sau:
Trong phân hệ Bán hàng => Sản phẩm => San phẩm. Ấn Tạo mới
Trong phân hệ Mua hàng => Sản phẩm => San phẩm. Ấn Tạo mới
Hoặc bất kỳ chỗ nào có ô sản phẩm cho phép chúng ta chọn (VD: Đơn hàng bán, đơn hàng mua, hoá đơn khách hàng, hoá đơn nhà cung cấp…), ta nhấn vào mũi tên nhỏ bên phải của ô Sản phẩm, chọn Tạo & Sửa để thêm sản phẩm mới.
Đánh dấu vào Có thể bán nếu đây là sản phẩm bạn sản xuất ra để bán
Đánh dấu vào ô Có thể mua nếu đây là sản phẩm bạn mua về để dùng
Đánh dấu vào cả 2 ô Có thể mua và Có thể bán, nếu sản phẩm bạn mua về để bán lại lấy lãi
Đánh dấu vào Chi phí, nếu đây là sản phẩm có thể đưa vào làm chi phí
Đánh dấu vào Có thể coi là landed cost (Chi phí phát sinh đến khi hàng nhập kho).
Trong VD trên, lốp ô tô mua về dùng, bạn chọn Có thể mua.
note: Việc đánh dấu vào từng loại trên phục vụ cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng. Các sản phẩm sẽ hiện ra theo từng tình huống sử dụng thích hợp.
Trong ô Loại sản phẩm, có 3 lựa chọn: tuỳ từng lựa chọn mà phần mềm thêm hoặc bớt các trường thông tin ở các tab phía sau.
Sản phẩm lưu kho, dùng cho các sản phẩmlưu kho, với đầy đủ các chức năng quản lý kho và hoạch toán khi xuất nhập kho. Trường hợp nếu bạn dùng sản phẩm này để bán, thì bạn chỉ có thể bán ra khi trong kho còn đủ số lượng hàng. khi bán sẽ cảnh báo.
Sản phẩm tiêu dùng: Với lựa chọn này, bạn dùng cho các sản phẩm không cần quản lý lưu kho, đưa thẳng vào chi phí. Khi bạn bán, sẽ chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng mà không có các bút toán về kho.
Dịch vụ: Cho các sản phẩm kiểu dịch vụ. VD: Dịch vụ viễn thông, các dịch vụ thuê ngoài khác…
note: Phải kích hoạt module sử dụng phương pháp giá vốn ở phần thiết lập mới sử dụng được phương pháp giá vốn và cấu hình được phần định giá hàng tồn kho ở tab kế toán. Để xem số lượng sản phẩm hiện có vào sản phẩm.
Nếu bạn chọn loại san phẩm là có thể lưu trữ hoặc có thể tiêu thụ, trong Tab mua sắm sẽ xuất hiện trường phương pháp giá vốn. Nếu bạn chọn loại Dịch vụ sẽ không có trường thông tin này. Có 3 phương pháp tính giá vốn:
Giá tiêu chuẩn: Có một số công ty xây dựng ra các tiêu chuẩn để tính giá vốn cho sản phẩm và cứ đến kỳ họ lại tính toán lại giá vốn. Đối với phần mềm, trong trường hợp này bạn sẽ sử dụng phương pháp tính Giá tiêu chuẩn. Đây là cách làm thủ công, nghĩa là mỗi lần có sự thay đổi về giá vốn, bạn cần vào phần mềm và cập nhật lại giá vốn của sản phẩm.
Giá trung bình (Bình quân gia quyền): Với phương pháp giá trung bình, Giá vốn của sản phẩm sẽ được tính toán tự động ngay khi bạn thực hiện dịch chuyển kho từ nhà cung cấp về kho (Nhập kho) theo công thức Bình quân gia quyền. Lúc này, việc cập nhật giá vốn thù công là không cần thiết. 
Giá thực tế ( Thực tế đích danh): lúc này, giá vốn sản phẩm được tính theo giá thực tế của từng đợt nhập hàng trong hoá đơn mua hàng (Có thể cộng thêm các chi phí phát sinh cho đến khi hàng về kho).
Chuỗi cung ứng: Trường hợp tích vào ô “ cung ứng theo đơn hàng”, nếu sản phẩm để kiểu có thể lưu trữ, phần mềm sẽ không có cảnh báo như TH trên. Tuỳ theo quy tắc được đánh dấu phía trên là sản xuất hay mua thì phần mềm sẽ tự tạo đơn hàng (TH được đánh dấu mua và có nhà cung cấp.) hoặc lệnh sản xuất (TH đánh dấu sản xuất, có BOM). Nếu cả 2 TH xảy ra, phần mềm ưu tiên theo trình tự hoặc id trên link.
Nếu TH: Cung ứng theo đơn hàng, khi xác nhận đơn hàng bán hoặc lệnh sản xuất, phần mềm sẽ tự tạo đơn hàng mua mà ko quan tâm đến số lượng có sẵn trong kho. Vì vậy tuỳ trường hợp vận dụng, người dùng có thể chọn hoặc ko. Nếu muốn kiểm tra sản phẩm trong kho thì ko đánh dấu và sử dụng quy tắc tồn kho trong module Kho hàng.
Nếu muốn xem giá của các nhà cung cấp khác nhau, bạn phải kích hoạt chức năng “ Quản lý bảng giá cho nhà cung cấp”. Sẽ xuất hiện thêm bảng giá nhà cung cấp trên font Nhà cung cấp.
Trong ô Đơn vị tính: Bạn chọn đơn vị thích hợp cho sản phẩm. Nếu chưa có, bạn ấn vào mũi tên nhỏ phía tay phải để Tạo & Sửa.
Lưu ý: Khi bạn đã chọn đơn vị tính cho sản phẩm và ấn Lưu, thì trong quá trình sử dụng bạn chỉ chuyển đổi đơn vị đó sang các đơn vị khác cùng nhóm. (Cách tạo nhóm đơn vị sẽ được hướng dẫn tại các bài sau)
Tab Tồn kho: Bạn có thể gán người phụ trách sản phẩm, ghi vị trí của sản phẩm trong kho theo giá, kệ, thùng… biết được các thông tin liên quan đến số lượng tồn kho và một số cài đặt khác. Nếu bạn không có nhu cầu quản lý thì có thể để mặc định theo thông tin có sẵn.
Chức năng yêu cầu mua sắn chỉ được thực hiện với những người được phân quyền “Yêu cầu mua hàng”. Và chỉ thực hiện được trên font Biến thể sp.
Kho hàng/ mua sắm cung ứng: Toạ mới lệnh yêu cầu mua sắm. Trong phần sản phẩm cũng là chức năng tương tự nhưng được rút gọn đi.
Tab bán hàng: liên quan tới một số cài đặt của sản phẩm cho phần bán hàng, đưa sẳn phẩm ra ngoài website. Nếu có nhu cầu bạn có thể đánh dấu. Nếu không, bạn để thông tin theo mặc định của phần mềm.
Tab Biến thể sản phẩm: Bạn có thể thêm các biến thể sản phẩm cho sản phẩm chính. Các biến thể sản phẩm là sản phẩm chính có một số khác biệt nhỏ về màu sắc, tính chất, loại...hoặc bất cứ thuộc tính nào khác do bạn quy định và tạo thêm. Để thêm biến thể, bạn nhấn vào nút “Thêm một hạng mục” và gõ thuộc tính và các giá trị thuộc tính vào các ô tương ứng.
Sau khi tạo các biến thể, chúng ta tạo giá cho các biến thể đó (Giá này chỉ áp dụng cho giá bán của sản phẩm). Giá biến thể là giá của sản phẩm chính cộng thêm với giá trên dòng “ Giá cộng thêm” của từng loại sản phẩm.

Tab Kế toán: Tại đây, bạn chọn nhóm cho sản phẩm này.

Nếu bạn chọn một nhóm đã có sẵn, thì tất cả định khoản kế toán cho sản phẩm này khi có phát sinh mua, bán, lưu kho...đều theo quy tắc của nhóm sản phẩm đó.
Nếu bạn chọn nhóm cho sản phẩm, nhưng không muốn sản phẩm này phụ thuộc vào nguyên tắc kế toán của nhóm đã chọn thì bạn có thể cấu hình riêng cho sản phẩm này bằng cách điền các tài khoản kế toán bên dưới.
Trong phần định giá tồn kho, bạn có thể chọn 2 phương pháp:
Định kỳ (thủ công): khi có sự dịch chuyển kho (Xuất kho, nhập kho) cho sản phẩm này, phần mềm không tự động tạo các bút toán kế toán cho các dịch chuyển đó, mà bạn sẽ phải làm thủ công trong phần kế toán.
Thời gian thực (tự động): khi có sự dịch chuyển kho (Xuất kho, nhập kho) cho sản phẩm này, phần mềm sẽ tực động tạo các bút toán kế toán cho các dịch chuyển kho theo thời gian thực (là thời điểm bạn dịch chyển)
Phần thuế cho khách hàng hay thuế đầu ra: nếu bạn bán sản phẩm này, đây là loại thuế được áp dụng cho các hoá đơn đầu ra.
Phần thuế đầu vào: nếu bạn mua sản phẩm này, đây là loại thuế được áp dụng cho các hoá đơn đầu vào.
Sau khi điền hết các thông tin của sản phẩm này ở các tab, bạn ấn Lưu.