Quản lý cấu trúc kho

ERPOnline / Odoo sử dụng một phương pháp quản lý kho vô cùng hiện đại có tên là Ghi sổ kép (Double Entry). Để có thể cơ cấu tổ chức kho theo phương pháp này, chúng ta cần đăng nhập vào hệ thống ERPOnline và cài đặt phân hệ Quản lý kho. Nếu bạn sử dụng mô hình doanh nghiệp có sẵn trong ERPOnline (Sản xuất, Thương mại, Nhà hàng,...) bạn sẽ không phải thực hiện việc cài đặt này. Sau đó bạn sẽ cần tìm hiểu về các khái niệm: Kho bãi (Warehouse), Địa điểm (Location) và Hình thức hoạt động (Type of Operation).

Kho bãi (Warehouse)

Các kho bãi được định nghĩa dành cho các địa điểm kho vật lý, đó là các địa điểm được dùng để nhận hàng từ nhà cung cấp và giao hàng cho khách hàng. Khi bạn mua hàng hóa, vật tư, thiết bị,... từ một nhà cung cấp, bạn nên chỉ ra địa điểm của Kho bãi mà bạn sử dụng cho việc mua hàng này. Mỗi Kho bãi, tùy vào nhu cầu quản lý mà bạn sẽ cần định nghĩa ra các Hình thức hoạt động trên đó, bao gồm: Hoạt động nhận hàng, Hoạt động giao hàng, Hoạt động chuyển kho nội bộ. Để thực hiện việc này, đầu tiên bạn cần truy cập vào menu Kho hàng > Cấu hình > Kho hàng, sau đó nhấp chuột vào nút Tạo mới để cấu hình một Kho bãi mới.

Cấu hình Kho bãi

Trường Địa chỉ ở đây là trường không bắt buộc và được liên kết tới một bộ hồ sơ địa chỉ (contact) trong hệ thống.

Địa điểm (Location)

Để có được tính năng quản lý Địa điểm kho, bạn cần kích hoạt tính năng Quản lý địa điểm trong menu Thiết lập > Cấu hình > Kho hàng như hình vẽ (Chọn tính năng và nhấp chuột vào nút Áp dụng)

Kích hoạt tính năng Quản lý Địa điểm

Địa điểm là một phần không thể thiếu của phương pháp Ghi sổ kép đã được nhắc đến ở trên. Một Địa điểm là một phần của Kho bãi để quản lý tất cả các nơi lưu trữ hàng hóa, vật tư, thiết bị,... Có rất nhiều loại Địa điểm khác nhau (Địa điểm ảo, Địa điểm vật lý, Địa điểm nội bộ,...) cho phép bạn tổ chức Kho bãi tùy theo nhu cầu. Giống như hệ thống tài khoản trong kế toán, hệ thống Địa điểm là một hệ thống có cấu trúc phả hệ (cấu trúc thư mục nhiều tầng). Truy cập vào menu Kho hàng > Cấu hình > Địa điểm, sau đó nhấp chuột vào nút Tạo mới để định nghĩa một Địa điểm mới.

Địa điểm (Stock Location)

Trên form này chúng ta sẽ cần lưu ý trường Loại địa điểm với các giá trị như sau:

• Địa điểm nhà cung cấp: là một địa điểm ảo được dùng làm địa điểm nguồn trong nghiệp vụ nhận hàng từ nhà cung cấp.
• View: với những địa điểm loại này chúng ta chỉ có thể xem trên hệ thống cấu trúc phả hệ chứ không thể dịch chuyển hàng hóa vào chính nó.
• Địa điểm nội bộ: là một địa điểm vật lý nằm trong kho mà bạn quản lý, như là Tủ, Kệ, Giá,...
• Địa điểm khách hàng:là một địa điểm ảo được dùng làm địa điểm đích trong nghiệp vụ giao hàng cho khách hàng.
• Địa điểm tồn kho (lưu kho): là một địa điểm ảo được sử dụng cho các hoạt động lưu kho như là kiểm kho.
• Địa điểm mua sắm (procurement): là một địa điểm ảo được sử dụng làm địa điểm trung gian cho việc mua sắm khi bạn chưa biết hàng hóa sẽ được mua về hay sản xuất ra. Ví dụ: khi bạn định bán Sản phẩm A với số lượng 50 chiếc, trong kho bạn chỉ có 20 chiếc, nghĩa là bạn thiếu 30 chiếc. Hệ thống sẽ tự động tạo một yêu cầu mua sắm với số lượng 30 và đưa vào loại địa điểm mua sắm này mà không cần biết rằng bạn sẽ đi mua về hay sản xuất ra. Số lượng Sản phẩm A trong địa điểm này nên = 0 sau khi bạn thực hiện việc mua về hoặc sản xuất ra.
• Địa điểm sản xuất (production): là một địa điểm ảo phục vụ cho các hoạt động sản xuất như là tiêu thụ nguyên vật liệu thô.
• Địa điểm chuyển tiếp (transit): được sử dụng như là một địa điểm trung gian trong một môi trường đa công ty. Ví dụ: trong một chuỗi cung ứng, sản phẩm của bạn sẽ được chuyển từ công ty mẹ sang công ty con trước khi giao cho khách hàng. Khi đó, bạn cần một địa điểm chuyển tiếp đại diện cho công ty con trong chuỗi cung ứng trên.

Bạn có thể có nhiều Địa điểm có cùng loại. Trong trường hợp đó, bạn cần cấu hình sản phẩm, đối tác và kho bãi để chỉ ra địa điểm tương ứng với từng hoạt động cụ thể như là nhận hàng thì về địa điểm nào? giao hàng thì giao từ địa điểm nào,...

Dưới đây là một ví dụ về hệ thống Địa điểm

Hệ thống Địa điểm kho (Stock Locations)

Hình thức hoạt động (Types of operation)

Với mỗi một Kho bãi (Warehouse) bạn cần có ít nhất một Hình thức hoạt động trên đó như là: Nhận hàng, Giao hàng, Chuyển kho nội bộ. Với mỗi một Hình thức hoạt động, bạn phải chỉ ra Địa điểm nguồn và Địa điểm đích. Để tạo mới một Hình thức hoạt động trên một Kho bãi bất kỳ, bạn sẽ sử dụng menu Kho hàng > Cấu hình > Hoạt động, sau đó nhấp chuột vào nút Tạo mới

 Cấu hình Hoạt động trên Kho bãi

Trường Kho hàng (Kho bãi) chỉ ra rằng Hoạt động này (trong trường hợp này là hoạt động nhân hàng) được thực hiện trên Kho bãi nào?

Đối với trường Loại hoạt động bạn sẽ có 3 tùy chọn:

• Nhà cung cấp: Hoạt động dành cho nghiệp vụ nhận hàng từ nhà cung cấp và được thực hiện trên quy trình mua hàng.
• Khách hàng: Hoạt động dành cho nghiệp vụ giao hàng cho khách hàng và được thực hiện trên quy trình bán hàng.
• Nội bộ: Hoạt động danh cho nghiệp vụ dịch chuyển hàng hóa từ Địa điểm này sang Địa điểm khác trong hệ thống Kho bãi mà bạn đã chọn.

Với cấu hình như hình vẽ, có nghĩa là: khi bạn mua hàng về một Kho bãi có tên là Your Company với Địa điểm nguồn là Địa điểm đối tác/Nhà cung cấp và Địa điểm đích là WH/Stock. Hệ thống sẽ tự động chuyển hàng về Địa điểm WH/Stock và nguồn gốc của nó là từ Địa điểm đối tác/Nhà cung cấp. Nó giúp cho người sử dụng không phải chọn địa điểm mua hàng từ một danh sách rất nhiều các địa điểm có sẵn trong Kho bãi. Tất nhiên, đây chỉ là cấu hình mặc định, bạn hoàn toàn có thể sửa lại thông tin về Địa điểm nguồn và Địa điểm đích trong quá trình nhận hàng.