Tạo tự động Bút toán dịch chuyển kho

Bạn đã được làm quen với các hoạt động kho tại đây. Đối với mỗi hoạt động kho như nhận hàng từ nhà cung cấp (nhập kho), giao hàng cho khách hàng (xuất kho), nhập kho thành phẩm, xuất kho nguyên vật liệu,.... bạn phải cần có các bút toán để ghi nhận những nghiệp vụ này. Trong ERPOnline / Odoo, bạn hoàn toàn có thể cấu hình để hệ thống có thể tự động tạo bút toán mỗi khi phát sinh một nghiệp vụ về kho tương ứng.

 Kích hoạt bút toán kế toán trên mỗi dịch chuyển kho

Sau đó bạn cần cấu hình phương thức định giá tồn kho trên từng sản phẩm bằng cách truy cập vào một form sản phẩm bất kỳ, đi đến tab Kế toán và chọn Định giá tồn kho là Thời gian thực (tự động). Với lựa chọn này, hệ thống sẽ tự động tạo một bút toán kế toán cần thiết mỗi khi có một dịch chuyển kho trên sản phẩm này. Tuy nhiên bút toán đó có nội dung như thế nào thì lại phụ thuộc vào việc bạn cấu hình các kế toán kho (Accounting Stock) cho nó. Đến đây bạn có 2 lựa chọn để cấu hình các thuộc tính Accounting Stock: cấu hình trên từng sản phẩm (product) hoặc cấu hình trên nhóm sản phẩm (product category). Tuy nhiên việc cấu hình trên từng sản phẩm sẽ là bất khả thi trong trường hợp bạn có hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm. Vì vậy chúng ta nên cấu hình Accounting Stock trên từng nhóm sản phẩm. Bạn chỉ nên cấu hình Accounting Stock trên sản phẩm khi mà trong một nhóm sản phẩm có một sản phẩm mà không tuân theo cấu hình chung của cả nhóm.

Để cấu hình Accounting Stock trên nhóm sản phẩm, bạn truy cập vào menu Kho hàng > Cấu hinh > Sản phẩm > Nhóm sản phẩm. Lưu ý do tính chất phân quyền mặc định, không phải nhóm quyền (Group) nào cũng có thể nhìn thấy menu này.

Accounting Stock trên Product Category

Các trường cần lưu ý:

• Tài khoản doanh thu: tài khoản mặc định trên hóa đơn khách hàng
• Tài khoản chi phí: tài khoản mặc định trên hóa đơn nhà cung cấp
• Tài khoản nhập kho: tài khoản đối ứng với Tài khoản định giá tồn kho (ví dụ: 1561) khi bạn thực hiện nhập kho
• Tài khoản xuất kho: tài khoản đôi ứng với Tài khoản định giá tồn kho khi bạn thực hiện xuất kho
• Tài khoản định giá tồn kho: tài khoản lưu kho
• Sổ nhật ký: Sổ nhật ký khi tạo bút toán

Với ví dụ như hình vẽ trên, đối với nghiệp vụ nhập kho bạn sẽ có 2 bút toán do hệ thống tự động tạo ra. Một là khi bạn xác nhận hóa đơn từ nhà cung cấp (sử dụng Tài khoản chi phí), hai là khi bạn thực hiện dịch chuyển kho từ nhà cung cấp về kho của bạn (sử dụng tài khoản nhập kho và đối ứng sẽ là Tài khoản định giá tồn kho). Trong khi thực tế bạn chỉ cần một bút toán để ghi nhận vào Tài khoản định giá tồn kho là đủ (Có 331 và Nợ 156). Chính vì vậy, để vận dụng được tính tự động hóa của phần mềm, bạn cần sử dụng tải khoản trung gian, trong ví dụ này ta sẽ dùng tài khoản 33881 cho nghiệp vụ nhập kho. Có nghĩa là, khi bạn xác nhận một hóa đơn nhà cung cấp, hệ thống sẽ sử dụng Tài khoản chi phí 33881 và đối ứng với nó sẽ là 3311 (Có 3311, Nợ 33881). Còn khi bạn thực hiện dịch chuyển kho, hệ thống sẽ sử dụng Tài khoản nhập kho 33881 và đối ứng vơi nó sẽ là Tài khoản định giá tồn kho 1561 (Có 33881, Nợ 1561). Không khó để nhận ra tài khoản 33881 sẽ bị triệt tiêu và về mặt số liệu kế toán bạn chỉ còn Có 3311 và Nợ 1561. Cuối cùng, khi bạn thực hiện xuất kho, hệ thống sẽ sử dụng Tài khoản xuất kho 632 và đối ứng với nó sẽ là Tài khoản định giá tồn kho 1561 (Có 1561, Nợ 632).

Như vậy bạn đã cấu hình xong các tài khoản mặc định cho nhóm sản phẩm, trong trường hợp bạn có một sản phẩm mà không tuân theo cấu hình chung của cả nhóm, bạn có thể cấu hình Tài khoản nhập kho Tài khoản xuất kho,... trên form Sản phẩm. Lúc đấy, hệ thống sẽ ưu tiên cấu hình trên sản phẩm trước khi lấy cấu hình trên nhóm sản phẩm.

Accoutning Stock trên Product

Còn một vấn đề nữa mà bạn cần quan tâm đó chính là giá trị (số tiền) trên bút toán. Tài khoản để hệ thống tự động định khoản đã được cấu hình, vậy còn số tiền trên từng bút toán đó được lấy ở đâu? Câu trả lời: nó chính là trường Giá vốn trong tab Mua sắm trên form Sản phẩm. Giá vốn của sản phẩm có thể được tính toán tự động dựa trên các phương pháp tính giá xuất kho.

Để xem các bút toán được tạo tự đông trên mỗi dịch chuyển kho (Stock Move), bạn truy cập vào menu Kế toán > Bút toán sổ nhật ký > Bút toán sổ nhật ký. Trong ví dụ này, nó sẽ là các bút toán trên sổ nhật ký Stock Journal (VND).