Cấu hình kỳ tài chính và năm tài chính
Kỳ tài chính và năm tài chính
Một năm tài chính là khoảng thời gian có độ dài 12 tháng, năm tài chính có thể trùng hoặc không trùng với năm dương lịch tuỳ với từng quốc gia hay tuỳ từng doanh nghiệp. Kỳ của năm tài chính có thể theo tháng hoặc quý.
Người dùng vào phân hệ Kế toán/Cấu hình/Kỳ kế toán/Năm tài chính nhấn Create để tạo năm tài chính với thông tin các trường như sau:
- Năm tài chính: Tên gọi của năm tài chính
- Mã: Ký hiệu năm tài chính
- Ngày bắt đầu: Ngày đầu tiên của năm tài chính
- Ngày kết thúc: Ngày cuối cùng của năm tài chính
Tiếp theo, để tạo kỳ tài chính người dùng nhấp chuột vào 1 trong 2 nút Tạo chu kỳ theo tháng Tạo chu kỳ 3 tháng ở đầu hộp thoại, tuỳ vào người dùng muốn chọn 1 năm gồm 12 kỳ (tính theo tháng) hoặc 1 năm gồm 4 kỳ (tính theo quý).
Ví dụ: Tạo năm tài chính 2014 có chu kỳ theo tháng
Chú ý: Kỳ Opening Period 2014 là kỳ chỉ dùng để ghi nhận số dư đầu kỳ của các tài khoản khi kết chuyển số dư cuối năm trước sang năm sau và trường hợp doanh nghiệp bắt đầu sử dụng phần mềm.
Kết thúc/Đóng kỳ tài chính
Đóng một kỳ tài chính khi người dùng không muốn nhập thêm dữ liệu nào nữa vào kỳ tài chính đó. Để đóng/kết thúc một kỳ kế toán người dùng có thể truy cập vào phân hệ Kế toán/Xử lý định kỳ/Kết thúc chu kỳ/Đóng một kỳ kế toán hoặc vào Kế toán/Cấu hình/Chu kỳ tiếp đó người dùng nhấp chuột vào kỳ tài chính để đóng và xuất hiện mẫu như hình dưới đây:
Khi một kỳ tài chính đã bị đóng, bạn không thể tạo lập hay điều chỉnh thêm bất cứ giao dịch nào trong kỳ đó. Và người dùng không nhất thiết phải đóng kỳ tài chính lại mà có thể để nó luôn ở trạng thái mở.
Kết thúc/Đóng năm tài chính
Để kết thúc năm tài chính, người dùng thực hiện các bước sau: Kế toán/Xử lý định kỳ/Kết thúc chu kỳ/Đóng năm tài chính. Một trình cài đặt sẽ được khởi động và giúp người dùng thực hiện các thao tác kết thúc năm tài chính.
Chú ý:
- Khi năm tài chính kết thúc, người dùng không thể tạo mới, thay thế hay sửa chữa thêm bất kỳ giao dịch nào cho năm đó. Vì vậy, người dùng phải luôn chắc chắn về dữ liệu của mình trước khi kết thúc năm tài chính vì năm tài chính đã đóng thì không thể mở lại được.
- Đặc biệt lưu ý: Nếu năm tài chính đã đóng mà chưa chuyển số dư cuối kỳ năm nay sang năm sau -> bút toán này không thực hiện được đồng nghĩa với việc số dư đầu kỳ năm sau người dùng phải nhập bằng tay.
- Người dùng không bắt buộc phải đóng năm tài chính khi kết thúc năm màn người dùng có thể dễ dàng kết thúc vào bất kỳ thời điểm nào trong năm kế tiếp, sau khi các báo cáo đã được gửi đến cơ quan pháp luật và không còn thay đổi gì thêm.
