Thanh toán lương

Phân hệ TO Salary Payment cho phép kế toán viên thực hiện việc thanh toán lương cho nhân viên một cách dễ dàng và nhanh chóng. Để cài đặt phân hệ này, bạn cần truy cập vào menu Thiết lập Mô đun > Modun đã cài, tìm theo tên phân hệ và thực hiện cài đặt.

Mỗi khi bộ phận nhân sự xác nhận Phiếu lương, hệ thống sẽ tự động tạo một Bút toán tương ứng mà kế toán viên có thể theo dõi tại menu Kế toán > Bút toán Sổ nhật ký > Bút toán Sổ nhật ký.

Bút toán lương

Thanh toán lương

Bất cứ khi nào bạn muốn thanh toán lương cho nhân viên bạn chỉ việc truy cập vào menu Kế toán > Trả lương > Thanh toán lương và tạo mới một Thanh toán lương (Salary Payment).

Thanh toán lương 

Trên giao diện form Thanh toán lương bạn cần lưu ý các thông tin sau:

• Ngày thanh toán: ngày mà bạn thực hiện việc thanh toán, ngày này sẽ làm cơ sở để tính ra chu kỳ kế toán.
• Chu kỳ thanh toán: khoảng thời gian mà bạn sẽ thanh toán lương cho nhân viên. Hệ thống sẽ tự động liệt kê ra danh sách các phiếu lương hợp lệ trong khoảng thời gian này. Như vậy, bạn có thể thực hiện thanh toán lương cho 1 tháng, 1 quý hoặc một khoảng thời gian bất kỳ.
• Tham chiếu: thông tin này sẽ được dùng để làm tham chiếu cho các phát sinh trên bút toán.
• Phương thức thanh toán: sổ nhật ký tiền mặt/ngân hàng mà bạn dùng để trả lương cho nhân viên.

Một Thanh toán lương sau khi tạo mới sẽ có trạng thái là Dự thảo, bạn cần phải nhấp chuột vào nút Tạo chi tiết thanh toán để hệ thống tính toán và liệt kê ra các phiếu lương cần thanh toán. Thông tin Số tiền phải trả trên mỗi phiếu lương là số tiền còn lại bạn phải trả trên phiếu lương đó và nó sẽ được tính toán một cách tự động. Bạn chỉ việc nhập Số tiền thanh toán, là số tiền mà bạn sẽ hoặc đã thanh toán trên mỗi phiếu lương tương ứng với lần thanh toán này.

Sau khi Xác nhận thanh toán, hệ thống sẽ tự động tạo ra bút toán thanh toán tương ứng với phương thức thanh toán mà bạn đã chọn. Và bạn có thể theo dõi các phát sinh tại tab Phát sinh ngay trên giao diện form Thanh toán

Sổ nhật ký lương

Mỗi một phiếu lương sẽ được liên kết tới một sổ nhật ký thông qua trường Sổ nhật ký lương trong tab Thông tin kế toán trên forn Phiếu lương. Cơ sở đề hệ thống tính ra số tiền cần phải trả cho nhân viên trên mỗi phiếu lương chính là Tài khoản ghi Nợ/Có mặc định trên Sổ nhật ký lương. Tài khoản này phải trùng khớp với Tài khoản của một trong các Quy tắc tính lương. Ví dụ: bạn có Sổ nhật ký lương với Tài khoản ghi Nợ/Có là 33411. Đồng thời trong qua tắc tính lương bạn có quy tắc Thực lĩnh có tài khoản ghi Có là 33411. Khi đó, hệ thống sẽ coi số tiền trên quy tắc Thực lĩnh này chính là số tiền cần phải trả cho Nhân viên. Và tài khoản 33411 sẽ là tài khoản để theo dõi công nợ thanh toán lương cho từng Nhân viên.

Thanh toán lương hàng loạt

Đôi khi, tại một thời điểm bạn muốn thanh toán lương cho hàng trăm, thậm chí là hàng nghìn nhân viên. Việc bạn phải tạo thủ công từng Thanh toán lương trên từng Nhân viên là rất mất công. Chính vì vậy, hệ thống cho phép bạn thực hiện việc thanh toán cho hàng loạt Nhân viên chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Trước tiên, bạn cần truy cập vào menu Kế toán > Trả lương > Thanh toán lương hàng loạt và nhấp chuột vào nút tạo mới.

Thanh toán lương hàng loạt 

Bạn chỉ việc khai báo các thông tin cơ bản như: Ngày thanh toán, Phương thức thanh toán, Chu kỳ,... và chọn Nhân viên từ danh sách tất cả Nhân viên trong công ty. Sau chi khai báo xong, bạn sẽ có 2 lựa chọn tương ứng với 2 nút trên cùng bên tay trái của form:

• Tạo thanh toán: hệ thống sẽ tự động tính toán và tạo ra các Thanh toán lương (menu Kế toán > Trả lương > Thanh toán lương) dưới dạng Dự thảo.
• Tạo và xác nhận thanh toán: sau khi tạo ra các Thanh toán lương dưới dạng Dự thảo, hệ thống sẽ tự động Xác nhận tất cả các Thanh toán lương đã tạo ra.

Báo cáo & Thống kê

Bạn có thể theo dõi, thống kê lịch sử quá trình thanh toán lương bằng cách truy cập vào menu Kế toán > Trả lương > Thanh toán lương, sau đó nhấp chuột vào biểu tượng Graph View như hình bên dưới

Diễn biến thanh toán lương 

Bạn cũng có thể tham khảo thêm tài liệu về Quản lý chi phí lương trên từng nhân viên để có thể theo dõi được công nợ lương đối với nhân viên.