Quy hoạch và thiết lập nhóm sản phẩm trong Odoo - ERPOnline
Sản phẩm trong Odoo/ERPonline là gì?
Sản phẩm trong Odoo/ERPOnline bao gồm sác sản phẩm dịch vụ mua vào, bán ra, các nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, linh phụ kiện, tài sản, chi phí, thành phẩm và bán thành phẩm sản xuất ... Tóm lại là tất cả những thứ có thể phát sinh doanh thu, chi phí trong doanh nghiệp.
Với các doanh nghiệp lớn, thường sẽ có một bộ phân riêng để hoạch định sản phẩm với các chiến lược riêng về vòng đời, hoạch định giá bán, xác định phiên bản, đường đi của sản phẩm, các tuyến cung ứng, chuỗi cung ứng.... Với các doanh nghiệp nhỏ, có thể cần phân công việc quy hoạch dữ liệu sản phẩm này cho người có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ doanh nghiệm với sự kết hợp các các bộ phân khác nhau.
Trong hệ thống ERPOnline, bạn cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc quy hoạch và nhập dữ liệu sản phẩm cho toàn bộ hệ thống với các quy trình chạy tự động thông minh và xuyên suốt giữa các phân hệ tính năng. Nếu chúng ta hiểu và làm đúng ngay từ đầu thì sẽ phát huy được sức mạnh của một phần mềm ERP hiện đại.
Khi nào bạn phải tạo sản phẩm trong Odoo - ERPOnline
Bộ phận bán hàng: Khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ không có sẵn do khách hàng đặt trước mà chưa bao giờ phát sinh trong hệ thống
Bộ phận mua hàng: Khi doanh nghiệp kinh doanh một loại sản phẩm mới, chưa bao giờ nhập hàng.
Bộ phận sản xuất: Các thành phẩm, bán thành phẩm được sáng chế, được sản xuất theo công thức mới hoàn toàn chưa có trong hệ thống. Các nguyên liệu thừa trong quá trình sản xuất nhưng vẫn được ghi nhận và quản lý để tận dụng cho các quy trình sản xuất khác trong lương lai
Kế toán: Các doanh thu, chi phí nhỏ không được quản lý thông qua mua hàng, bán hàng, sản xuất.... mà chỉ ghi nhận ở phần doanh thu, chi phí kế toán
Một số tình huống khác theo tính năng được cài lên trong hệ thống..................
Nhóm sản phẩm trong Odoo - ERPOnline
Thường người được quyền tạo sản phẩm trong hệ thống là người ở cấp quản lý ở một số phân hệ cần tạo sản phẩm. Tuy nhiên để phần mềm có thể chạy tự động xuyên suốt với một bộ dữ liệu sản phẩm duy nhất từ quy trình, mua, bán, kế toán, kho, sản xuất...thì cần chúng phải có người hiểu rõ tất cả các nghiệp vụ này. Để đơn giản hóa công việc tạo sản phẩm khi phát sinh nhu cầu, Odoo/ERPOnline cho phép chúng ta tạo các nhóm sản phẩm và cầu hình sẵn những quy tắc cho từng nhóm. Ví dụ:
Như vậy người tạo sản phẩm thay vì việc phải có kiến thức rộng cho tất cả nghiệp vụ trong doanh nghiệp thì chỉ cần chọn đúng nhóm sản phẩm để tạo sản phẩm mới. Chính vì vậy việc chia nhóm cũng tùy theo nhu cầu và cách vận dụng trong từng doanh nghiệp. Có một số tiêu chí sau thường được dùng:
Theo nhóm hàng hóa bán ra.
Theo cách hạch toán giống nhau
Theo tính chất và cơ cấu hàng hóa
Ví dụ:
Hàng hóa bán được, nguyên vật liệu, thành phẩm…
Dịch vụ mua ngoài dùng cho quản lý
Dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất
Công cụ dụng cụ
Tài sản cố định…
Hoặc menu Mua hàng/ cấu hình/ Nhóm sản phẩm:
Các thông tin trên nhóm sản phẩm bạn cần thiết lập bao gồm:
Tên nhóm: đặt tên dễ hiểu và dễ phân biệt cho người dùng
Nhóm cha: Nếu nhóm này được đặt là nhóm con của một nhóm khác
Phương pháp giá vốn: tất cả các sản phẩm của nhóm được lấy theo phương pháp giá vốn này
Giá tiêu chuẩn: khi chọn phương pháp này, tất cả các hàng hóa trong kho sẽ được ghi nhận theo giá vốn được đặt thủ công trên form sản phẩm
Giá nhập trước xuất trước (FIFO): được tính trên giá thực tế của hàng hóa với từng kho và có thể được thay đổi nếu phát sinh thêm các chi phí vận chuyển giao nhận hàng hóa trong quá trình lưu chuyển hàng hóa nếu chúng ta phân bổ thêm chi phí này vào giá vốn sản phẩm.
Giá trung bình: được tính bằng tổng giá trị nhập kho chia cho số lượng hàng hóa trong kho
Định giá tồn kho
Thủ công: không phát sinh các bút toán kho nếu bạn tạo các hoạt động xuất nhập hàng hay luân chuyển hàng hóa, lúc này người dùng xử lý thủ công các bút toán kho bên kế toán theo cách truyền thống vẫn dùng
Tự động: Các phát sinh các bút toán kho nếu bạn tạo các hoạt động xuất nhập hàng hay luân chuyển hàng hóa. Lúc này kế toán sẽ không phải nhập dữ liệu mà sẽ được chuyển tự động từ bên kho sang phân hệ kế toán để kế toán viên kiểm soát.
Tài khoản chênh lệch tỷ giá: Nếu có phát sinh giao dịch ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá sẽ được đưa vào tài khoản này
Tài khoản doanh thu: Khi bán sản phẩm nhóm này, doanh thu được ghi nhận vào tài khoản....
Tài khoản chi phí: Khi mua sản phẩm nhóm này. chi phí được ghi nhận vào đây
Với sản phẩm kiểu dịch vụ, đây sẽ là tk chi phí: 642, 641, 621, 622, 627.....
Với sản phẩm kiểu hàng hóa: khi mua hàng đây sẽ là tài khoản trung gian ghi nhận hàng hóa chờ nhập kho. VD: 151, 3388
Tài khoản nhập kho: trùng với tài khoản chi phí nếu là sản phẩm hàng hóa. VD 151, 3388
Tài khoản xuất kho: Khi bán, giá vốn hàng bán đưa vào tk này. VD 632
Tài khoản định giá tồn kho: Khi nhập kho, giá trị hàng hóa tồn kho sẽ để ở tài khoản này. VD: 151, 152, 153, 155, 156, 157...
Sổ nhật ký kho: Số nhật ký ghi nhận các bút toán kho của nhóm sản phẩm này
Tuyến hậu cần: Tuyến hàng hóa được áp dụng mặc định cho nhóm này. Nếu không áp dụng có thể bỏ trống
Lưu ý: Việc chia nhóm sản phẩm ngoài những đặc điểm chung của hàng hóa thì cần cân nhắc tới nguyên tắc định khoản kế toán và mục đích sửu dụng.
Bạn có thể tìm hiểu tiếp cách tạo sản phẩm với hướng dấn sau: Tạo sản phẩm trong Odoo/ERPOnline