Hệ thống tài khoản & Thuế

Tổng quan về hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận tại doanh nghiệp.

Theo quy định của Bộ tài chính hệ thống tài khoản chia thành: Hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC dùng trong các doanh nghiệp lớn và hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC dùng trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2; tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán

Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán theo quy định hiện hành để tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Hệ thống tài khoản kế toán

Các thông tin trong hệ thống tài khoản kế toán

• VAS: Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam
• Các tài khoản kế toán trong hệ thống được chia thành 4 loại:
  • Tài khoản loại 0 (tài khoản ngoài bảng): tài khoản này không hiển thị trong BCTC
  • Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn (các tài khoản có đầu 1)
  • Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn (các tài khoản có đầu 2)
  • Tài khoản loại 3: Nợ phải trả (các tài khoản có đầu 3)
  • Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu (các tài khoản có đầu 4)
  • Tài khoản loại 5: Doanh thu (các tài khoản có đầu 5)
  • Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh (các tài khoản có đầu 6)
  • Tài khoản loại 7: Thu nhập khác (các tài khoản có đầu 7)
  • Tài khoản loại 8: Chi phí khác (các tài khoản có đầu 8)
  • Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh (các tài khoản có đầu 9)
• Mã tài khoản: thể hiện dưới dạng ký hiệu bằng số theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
• Tên tài khoản: Tên gọi (diễn giải) cho ký hiệu mã tài khoản
• Nợ, Có: Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận theo nguyên tắc kế toán
• Cân đối: Số tiền còn lại giữa bên nợ và bên có
• Kiểu nội bộ: có 3 dạng như sau:
  • View: áp dụng cho tài khoản cha (tài khoản được chọn dưới dạng này chỉ xem được tổng quát mà không hạch toán chi tiết được vào tài khoản này)
  • Thanh khoản: áp dụng cho các tài khoản tiền và tương được tiền (111, 112, 113)
  • Khoản phải thu: áp dụng cho các tài khoản phải thu (131, 136, 138)
  • Khoản phải trả: áp dụng cho các tài khoản phải trả (331, 311, 315)
  • Thông thường: các tài khoản còn lại áp dụng loại này

 Cách tạo tài khoản cấp 2

Người dùng vào phân hệ Kế toán/Cấu hình/Các tài khoản/Các tài khoản nhấn vào Create để tạo hay sửa một tài khoản cấp 2

Dưới đây là hình minh hoạ với thông tin các trường như sau:

• Mã tài khoản: ký hiệu bằng số theo quy định của chế độ kế toán hiện hành
• Tên tài khoản cấp 2: được đặt tên chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp (phù hợp với chế độ kế toán)
• Tài khoản cha: (hay còn gọi tài khoản cấp 1)
• Kiểu nội bộ: chọn kiêu nội bộ (như hướng dẫn ở phần trên)
• Loại tài khoản: chọn 1 trong 9 loại tài khoản tương ứng
• Đang hoạt động: người dùng tích vào ô vuông khi tạo tài khoản
• Đối soát: người dùng tích vào ô vuông khi tạo tài khoản
• Thuế mặc định: người dùng bỏ qua trường này
• Nợ/có/cân đối: Là số tiền khi hạch toán các NVKTPS
• Ghi chú: người dùng có thể ghi nhận một số thông tin theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Các loại thuế

Phần này ERPOnline/Odoo sẽ giới thiệu cho người dùng cách cấu hình hệ thống thuế của doanh nghiệp theo đường dẫn sau Kế toán/Cấu hình/Các loại thuế

Mục tiêu của việc cấu hình hệ thống thuế:

• Để đảm bảo cho việc hạch toán, kê khai thuế theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam
• Giúp cho người dùng trong việc tính toán xác định chính xác số tiền thuế phải nộp

Trên đây là mẫu để cấu hình một loại thuế với nội dung các thông tin như sau:

• Tên thuế: Tên này phải là duy nhất thể hiện nội dung của mỗi loại thuế
• Mã thuế: Mã thuế tuỳ chọn thu gọn dành cho từng trường hợp tính thuế
• Tax Application: Xác định loại thuế được sử dụng cho Sales - bán hàng, Purchase - mua hàng hay All - tất cả các giao dịch
• Đang hoạt động: Khi người dùng tạo mới một loại thuế hệ thống sẽ tự động tích vào ô vuông này; trường hợp không tích thì loại thuế này không được sử dụng nữa

Tiếp theo người dùng sẽ cấu hình cách tính thuế, và số tiền thuế này đúng hay sai là phụ thuộc vào việc người dùng đặt công thức cho từng loại thuế có chính xác hay không. Với các trường thông tin cơ bản sau:

• Loại thuế: Trường này yêu cầu chỉ ra cách tính thuế: Percentage – tỷ lệ phần trăm,  Fixed Amount – số tiền cố định, None - Không tính, Balance - cân bằng hay Python Code – mã Python.
• Thuế bao gồm trong giá: Trường hợp doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp thì sẽ  tích vào ô vuông này. Trường hợp doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ thì giữ nguyên không tích. Khi chọn trường này là giá sản phẩm đã bao gồm cả thuế.
• Included in base amount: Khi trường này được chọn, thuế sẽ không hiển thị riêng mà được tính luôn vào số tiền gốc.
• Invoice Tax acount/ Tài khoản hoàn thuế: Thể hiện bằng số hiệu tài khoản dùng để hạch toán kế toán (theo quyết định 15 hoặc 48)
• Account Base Code/Mã hoàn tiền: Mã số thuế ghi lại số tiền trên hoá đơn (không bao gồm thuế) dùng để tính thuế.
• Base Code Sign/Refund Base Code Sign: Thường là 1 hoặc (-1) để cộng thêm hoặc trừ đi tổng số ở tài khoản nguồn.
• Mã số thuế/Mã hoàn thuế: Mã số thuế ghi lại số tiền thuế tính được.

Khi đã tạo xong hệ thống thuế, lúc này người dùng có thể sử dụng nó để phục vụ cho các mục đích khác nhau của doanh nghiệp như trong nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, trả lại hàng... có liên quan đến tiền thuế. Và việc cấu hình thuế một cách chính xác từ đầu thì ERPOnline/Odoo sẽ hỗ trợ người dùng hạch toán và tính thuế một cách chính xác mà không tốn thời gian và công sức.

Vị thế tài chính

Cách tạo vị thế tài chính và ứng dụng vào hoạt động của doanh nghiệp

Thế nào là vị thế tài chính?

Vị thế tài chính là một nhóm các tính chất được áp dụng chung cho một hay một nhóm đối tượng (quốc gia).

Người dùng theo đường dẫn Kế toán/Cấu hình/Các loại thuế/Vị thế tài chính. Dưới đây là mẫu cấu hình vị thế tài chính với các thông tin cơ bản sau đây.

• Vị thế tài chính: Tên gọi thể hiện nội dung khái quát của một vị thế tài chính
• Automatic: Khi người dùng tích vào ô vuông này tức là việc vận dụng vị thế tài chính này trong hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện một cách tự động
• Đang hoạt động: Trường này được tích có nghĩa là vị thế tài chính này đang được sử dụng/Trường hợp bỏ tích nghĩa là vị thế tài chính này không được sử dụng
• Conutries: Là những quốc gia được áp dụng tính chất của vị thế tài chính này
• Country Group: Trường này giống như trường Countries nhưng nhóm quốc gia này có tên gọi chung và các quốc gia này có tính chất vị thế tài chính như nhau. (hình 2)
• Nguồn thuế: Đây là trường thuế ban đầu áp dụng cho mọi đối tác không thuộc các vị thế tài chính
• Thuế thay thế: Trường này là dùng để thay thế cho trường nguồn thuế và nó đặc trưng cho tích chất của vị thế tài chính
• Tài khoản nguồn/Tài khoản đích: Là số hiệu tài khoản phục vụ cho việc hạch toán kế toán.

Hình 1

 Hình 2

Vị thê tài chính được hệ thống ERPOnline/Odoo vận dụng một cách linh hoạt như sau.

Ví dụ: Đối với một sản phẩm có thuế suất thuế GTGT đầu ra là 10%; theo ưu đãi của chính phủ Việt Nam thì mặt hàng này bán cho một số quốc gia thuộc nhóm ASEAN chỉ phải chịu mức thuế suất là 5%. Vậy chúng ta hãy xem cách ứng xử của phần mềm như thế nào trong trường hợp này.

Trước tiên, người dùng phải chọn cho đối tác này một vị thế tài chính cụ thể để được hưởng tính chất đặc biệt có trong vị thế tài chính đó.

Hình 3

Tiếp theo, người dùng vận dụng nó vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (ví dụ là nghiệp vụ bán hàng cho đối tác thuộc nhóm ASEAN). Kết quả cuối cùng là các khách hàng thuộc nhóm ASEAN này được áp dụng tự động thuế suất GTGT đầu ra là 5%

 Hình 4

 Hình 5

Cách thiết lập thông tin tài khoản ngân hàng

Để theo dõi phản ánh tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp chúng ta dùng tài khoản 112 (tiền gửi ngân hàng).

Người dùng có thể tạo thêm tài khoản cấp 2 cho tài khoản ngân hàng theo cách được hướng dẫn trong phần Hệ thống tài khoản - cách tạo tài khoản cấp 2. Ngoài ra với cách dưới đây sẽ giúp người dùng theo dõi được chi tiết theo từng số tài khoản của từng ngân hàng.

Người dùng vào phân hệ Kế toán/Cầu hình/Các tài khoản/Thiết lập tài khoản ngân hàng với những thông tin như sau:

• Loại tài khoản ngân hàng: Người dùng chọn Normal Bank Account
• Số tài khoản: số tài khoản ngân hàng
• Chủ tài khoản: chọn tên công ty của người dùng
• Ngân hàng: Ở đây là sự kết hợp của tên ngân hàng và mã hiệu ngân hàng
• Tên ngân hàng: Ngân hàng mà người dùng giao dịch
• Bank Identifier Code: mã hiệu ngân hàng
• Sổ nhật ký tài khoản: Người dùng tạo sổ nhật ký để lưu giữ các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng đó (hướng dẫn ở phần dưới)

Cách tạo sổ nhật ký tài khoản

Người dùng có  thể tạo sổ nhật ký tài khoản ngay tại mẫu thiết lập tài khoản ngân hàng ở nút mũi tên ngang hay tạo sổ nhật ký mới theo trình tự như sau: Kế toán/Cầu hình/Sổ nhật ký nhấn nút Create điền đủ các thông tin trong sổ nhật ký.

Điều chú ý trong sổ nhật ký tài khoản này là Tài khoản ghi nợ/ghi có mặc định: ở đây người dùng tạo mới một tài khoản để theo dõi riềng cho từng ngân hàng.

Sau khi thiết lập tài khoản ngân hàng xong người dùng quay lại Hệ thống tài khoản để kiểm tra xem tài khoản ngân hàng mới đã xuất hiện trên hệ thống tài khoản như thế nào.