Quản lý công nợ đối tác, khách hàng, nhà cung cấp

Trong hoạt động của Doanh nghiệp, việc theo dõi, quản lý và xử lý công nợ là cả một quá trình được thực hiện liên tục, không ngừng nghỉ bởi những vai trò chuyên trách trong doanh nghiệp và đặc biệt là bộ phận kế toán / tài chính. Tuy nhiên, quản lý công nợ là một công việc hoàn toàn không dễ dàng nếu bạn không có một phần mềm phù hợp.

ERPOnline cung cấp cho bạn một công cụ để theo dõi, quản lý và xử lý công nợ tuyệt vời chỉ với vài click chuột. Không giống như hầu hết các phần mềm kế toán khác chỉ cho phép bộ phận kế toán có thể theo dõi công nợ, ERPOnline (với sự phân quyền phù hợp) cho phép các cá nhân và bộ phận liên quan có thể truy xuất và chia sẻ các thông tin để tăng hiệu quả của thông tin.

In Báo cáo công nợ đối tác - Khoản phải thu, phải trả

Để in (kết xuất thành tập tin PDF và download) các Báo cáo liên quan đến công nợ với đối tác, chúng ta cần phải có quyền truy cập và danh sách đối tác và phải được phân quyền theo xem công nợ đối tác. Phần mềm cung cấp cho chúng ta các điểm truy cập sau:

1. Menu Bán hàng > Khách hàng
2. Menu Mua hàng > Nhà cung cấp
3. Menu Kế toán > Khách hàng
4. Menu Kế toán > Nhà cung cấp

Và một số các điểm truy xuất khác, tùy vào việc phân quyền đối với từng tài khoản người dùng phần mềm.

Sau khi truy cập vào danh sách đối tác, chúng bấm chuyển sang khung nhìn kiểu Danh sách (List View) để hiển thị danh mục khách hàng dưới dạng danh sách (thay vì dang Kanban mặc định). Tại đây, bạn cũng có thể áp dụng các bộ lọc nếu bạn chỉ muốn hiển thị các khách hàng theo một tiêu chí nào đó. Ví dụ: chỉ liệt kê các đối tác là khách hàng, hoặc đối tác là nhà cung cấp, hoặc bỏ chọn để hiện thị cả 2 loại. Bạn cũng có thể lọc theo từng trường thuộc tính của đối tác, ví dụ: lọc theo thuộc tính tỉnh/thành chỉ hiển thị những đối tác ở TP Hồ Chí Minh và TP Cần Thơ.

Sau khi lọc để liệt kê các đối tác phù hợp, bạn hãy bấm chọn tất cả hoặc chọn một số rồi bấm vào menu In sẽ nhìn thấy menu xổ xuống có chứa Partner Ledger (hoặc Sổ cái Đối tác), Nhãn, Thanh toán quá hạn.

Partner Ledger (Sổ cái Đối tác) - In ra báo cáo PDF các khoản phải thu

Để in (kết xuất ra PDF) Sổ cái Đối tác, bấm vào menu Partner Ledger (hoặc Sổ cái Đối tác) để nhìn thấy cửa sổ dưới đây hiện ra

Bấm chọn vào menu Khoản phải thu xổ xuống như hình trên rồi bấm nút In để tải về báo cáo PDF được kết xuất ra như dưới đây.

Bấm chọn vào menu Khoản phải trả xổ xuống như hình trên để tải về báo cáo PDF được kết xuất ra như dưới đây.

Công nợ quá hạn - Khách hàng chưa thanh toán, DN chưa thanh toán cho Nhà cung cấp

Quay trở lại Danh sách đối tác, bấm chọn menu Thanh toán quá hạn xổ xuống từ nút In để in (kết xuất ra PDF) báo cáo các khoản nợ quá hạn (bao gồm cả khoản Khách hàng nợ DN và DN nợ Nhà cung cấp)

Theo dõi tuổi nợ

Chuyển đến menu Kế toán > Báo cáo > Báo cáo chung > Đối tác và bấm vào menu Cân đối tuổi nợ để hiển thị một cửa sổ như minh họa dưới đây

Bấm nút In để hê thống kết xuất Bảng cân đối tuổi nợ dưới dạng PDF và tự động download về cho bạn xem như hình minh họa dưới đây

Phân tích bằng Hệ thống Báo cáo thông minh

Ngoài cách kết xuất các báo cáo như trên, chúng ta (đặc biệt là các nhà quản trị) sẽ thích sử dụng hệ thống báo cáo và phân tích tài chính của ERPOnline để có cái nhìn sâu rộng, linh hoạt hơn bằng cách truy xuất vào menu Báo cáo > Kế toán. Tại đây, bạn có thể nhìn thấy các menu về Phân tích hóa đơn, Phân tích bút toán, Phân tích tài chính, Phân tích tài sản, v.v.. Trong trường hợp phân tích về tình hình công nợ của toàn doanh nghiệp với các khách hàng, nhà cung cấp, chúng ta chỉ cần vào menu Báo cáo > Kế toán >  Phân tích Bút toán và lọc ra các bút toán liên quan đến nợ phải trả, khoản phải thu là chúng ta đã có số liệu tổng quát về công nợ theo thời gian. Ngoài ra,. chúng ta cũng có thể nhóm theo đối tác để có thông tin chi tiết về công nợ đối với từng đối tác. Dưới đây là minh họa cho việc sử dụng bộ lọc để tìm ra Nợ phải trả với các đối tác.

Kết luận

Như vậy, nếu bạn đang phải chi hàng trăm triệu đồng mỗi tháng để trả lương cho hàng chục người làm công tác theo dõi & quản lý công nợ thì bây giờ có lẽ là lúc bạn cần thay đổi. Với giải pháp ERPOnline, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được khoản chi phí này. Hãy để máy móc và công nghệ giúp bạn xóa bỏ mọi nỗi lo về tình trạng không quản lý được công nợ.