Quản lý hợp đồng dịch vụ

Hợp đồng dịch vụ có thể có nhiều hình thức khác nhau trong ERPOnline/Odoo, tùy thuộc vào bản chất của chúng. Vì vậy, bạn có thể có nhiều loại khác nhau của các hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn như:

• Hợp đồng giá cố định
• Hợp đồng chi phí hoàn trả, xuất hóa đơn khi dịch vụ này được hoàn thành,
• Hợp đồng giá cố định, hóa đơn hàng tháng theo các dịch vụ được thực hiện.

Báo giá hợp đồng

Một số công ty cam kết thực hiện hợp đồng trên cơ sở của một khối lượng công việc ở một mức giá nhất định trong một thời gian xác định. Trong một trường hợp như vậy, các hợp đồng được đại diện bởi một bảng giá cho rằng khách hàng cụ thể.

Các bảng giá được liên kết trong tab Bán hàng và mua hàng của các form khách hàng, vì vậy mà nó được đưa lên bất cứ khi nào bất cứ giao dịch nào từ mua hàng hay bán hàng cho đối tác này (phụ thuộc vào việc nó là một hợp đồng mua hàng hoặc bán hàng). ERPOnline tự động lựa chọn các giá dựa trên thỏa thuận trong Bảng giá.

Hợp đồng Giá cố định

Hợp đồng giá cố định cho việc bán các dịch vụ được trình bày trong ERPOnline bởi một Hợp đồng bán hàng (Sales Order). Trong trường hợp này, việc cung cấp dịch vụ được quản lý giống như tất cả các sản phẩm lưu kho hoặc tiêu hao khác.

Bạn có thể thêm đơn đặt hàng mới bằng cách sử dụng menu Bán hàng ‣ Bán hàng ‣ Báo giá

Các tài liệu cho đơn hàng mới bắt đầu trong trạng thái Dự thảo Báo giá, do đó, các tính toán chưa được ghi nhận vào hệ thống kế toán cho đến khi đơn hàng được xác nhận. Khi bạn xác nhận đơn đặt hàng, các số liệu của bạn di chuyển vào trạng thái Hợp đồng bán hàng.

Một khi báo giá đã được phê duyệt, ERPOnline sẽ tự động tạo ra một hóa đơn và / hoặc đề xuất tài liệu giao hàng dựa trên các thông số bạn thiết lập trong đơn đặt hàng.

Các hóa đơn sẽ được quản lý bởi các hệ thống phụ thuộc vào các thiết lập của các trường Chính sách Vận chuyển của tab thứ 2 trong Đơn hàng: "Thông tin khác"

• Thanh toán trước khi giao hàng: OpenERP tạo ra một hóa đơn trong trạng thái Dự thảo. Khi đơn hàng này được xác nhận và thanh toán, việc giao hàng được thực hiện.
• Hoá đơn dựa trên hợp đồng sau khi giao hàng: Lệnh giao hàng được tạo khi đơn đặt hàng được xác nhận. Một dự thảo hóa đơn sau đó được tạo ra khi việc giao hàng đã được hoàn thành.
• Vận chuyển & xuất hoá đơn: ERPOnline bắt đầu giao hàng từ xác nhận đơn đặt hàng, và cho biết thêm một nút mà bạn tự bấm vào khi bạn đã sẵn sàng để tạo ra một hóa đơn.
• Từ Invoice Các giao hàng: hóa đơn được tạo ra từ giai đoạn đóng gói.

Chú ý

Cung cấp một đơn hàng

Thuật ngữ "giao hàng" nên được thực hiện theo nghĩa rộng nhất trong ERPOnline. Hiệu quả của việc giao hàng phụ thuộc vào cấu hình của các sản phẩm được bán.

Nếu kiểu của nó là một trong hai lưu kho sản phẩm hoặc có thể tiêu thụ, ERPOnline sẽ tạo một yêu cầu cho nó được gửi cho chọn. Nếu loại của sản phẩm là dịch vụ, cấu trúc của ERPOnline/Odoo sẽ tạo ra một nhiệm vụ trong hệ thống quản lý dự án, hoặc tạo ra một đơn đặt hàng nếu hợp đồng mua sắm của sản phẩm có Phương pháp mua sắm là Có thể đặt hàng (make to order).

Hóa đơn sau khi giao hàng: lập hóa đơn cho các dịch vụ khi các nhiệm vụ hoàn thành

Khi bạn đăng ký một hợp đồng mới, bạn chỉ có thể nhập lệnh vào hệ thống và ERPOnline sẽ theo dõi đơn đặt hàng.

Điều này làm việc tốt cho các đơn hàng nhỏ. Nhưng đối với các đơn đặt hàng dịch vụ có giá trị lớn, bạn có thể muốn cho hóa đơn nhiều lần thông qua hợp đồng, ví dụ:

• 30% giá trị đơn đặt hàng, ngay sau khi kí hợp đồng
• 40% giá trị đơn đặt hàng, khi đơn hàng hoàn thành
• 30% một tháng sau khi hệ thống đã đi vào hoạt động.

Trong trường hợp này, bạn nên tạo ra một số hóa đơn cho một hợp đồng bán hàng. Bạn phải làm cho điều này:

• Không tự động xuất hoá đơn theo đơn hàng nhưng thực hiện tạo hoá đơn thủ công thay vào đó,

Hợp đồng chi phí hoàn trả

Một số hợp đồng không được lập hóa đơn từ một mức giá cố định trên đơn hàng, nhưng được lấy từ chi phí của các dịch vụ thực hiện. Đó thường là những trường hợp sẽ xảy ra trong lĩnh vực xây dựng hoặc trong các dự án lớn.

Các cách tiếp cận bạn sử dụng cho trường hợp là hoàn toàn khác nhau, vì thay vì sử dụng các đơn đặt hàng làm cơ sở cho các hoá đơn thì bạn sử dụng các tài khoản quản trị. Trường hợp này này, bạn phải cài đặt module Hoá đơn trên bảng chấm công.

Một tài khoản quản trị được tạo ra cho mỗi hợp đồng mới. Các trường sau đây phải được hoàn thành trong tài khoản quản trị này:

• Đối tác: đối tác liên kết với các hợp đồng,
• Bảng giá bán
• Hóa đơn.

Việc lựa chọn một tỷ lệ hóa đơn là một cách gián tiếp xác định rằng dự án sẽ được lập hoá đơn trên cơ sở chi phí quản trị. Điều này có thể có nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như cung cấp các dịch vụ, mua nguyên liệu, và thanh toán chi phí.

Chú ý

Bảng giá và giá Thanh toán

Bạn có thể chọn một bảng giá trên tài khoản quản trị mà không cần phải sử dụng nó để xác định giá thanh toán.

Một ví dụ của việc này là một dự án của khách hàng mà là để được lập hoá đơn chỉ gián tiếp từ các chi phí quản trị. Đưa các bảng giá trên tài khoản quản trị lđể có thể so sánh doanh thu thực tế với một trường hợp tương tự có giá trị tốt nhất mà tất cả các dịch vụ sẽ được lập hoá đơn. Để có được sự so sánh này bạn cần in một bảng cân đối quản trị từ các tài khoản quản trị.

Chú ý

Quản lý dự án và tài khoản quản trị

Tài khoản quản trị chỉ có khi bạn đã cài đặt module Quản lý hợp đồng (account_analytic_analysis). Nó cung cấp nhiều kiến thức tài chính và hoạt động toàn cầu về dự án của một người quản lý dự án.

Hợp đồng giá cố định được lập hoá đơn dựa vào khối lượng dịch vụ được thực hiện

Đối với các dự án lớn có giá trị, hoá đơn giá cố định dựa trên đơn đặt hàng không phải lúc nào cũng phù hợp. Trong trường hợp của một dự án dịch vụ lên kế hoạch để chạy trong khoảng sáu tháng, hoá đơn có thể được dựa trên những điều sau đây:

• 30% giá trị đơn đặt hàng, ngay sau khi kí hợp đồng
• 30% khi tực hiện được 50% khối lượng công việc,
• 40%  còn lại khi hoàn thành.

Cách tiếp cận này thường được sử dụng trong một công ty, nhưng có những lựa chọn khác. Phương pháp này có thể gây ra nhiều vấn đề về tổ chức  hoá đơn và lập hóa đơn của dự án:

• Rất khó khăn để xác định xem dự án đang đi đúng hướng hay không. Điểm cuối là ở đâu, mà có thể dẫn đến một cuộc thảo luận khó khăn với khách hàng tại thời điểm lập hóa đơn chính thức.
• Nếu dự án có thời gian nhiều hơn hoặc ít hơn so với dự báo, nó sẽ có dẫn đến giá trị bị giảm đi hoặc tăng lên mức hóa đơn trong dự án.
• Cho dù bạn có được một lợi nhuận thích hợp được sự đồng ý của khách hàng. Ví dụ, nếu khách hàng rút ngắn một khoảng thời gian dài để ký tắt vào chấp nhận dự án, bạn có thể không xuất hóa đơn 40% còn lại mặc dù bạn có thể đã cung cấp các dịch vụ theo thoả thuận của hợp đồng.
• Người quản lý tài khoản và quản lý dự án thường là những người khác nhau. Người quản lý dự án phải thông báo cho người quản lý tài khoản về thời điểm mà khách hàng có thể được xuất hóa đơn, nhưng lúc đó có thể bị sót hoặc nhầm lẫn.
• Dự án có thể được cố định cho các chi phí dịch vụ nhưng đã đồng ý chi chả thêm cho các tính năng bổ sung, chẳng hạn như bồi hoàn chi phí đi lại. Hóa đơn từ đơn hàng không thích ứng tốt với một cách tiếp cận như vậy.

ERPOnline cung cấp một phương pháp thứ ba để lập hóa đơn dịch vụ có thể có ích cho các dự án dài. Bao gồm hóa đơn dự án theo định kỳ trên cơ sở thời gian làm việc lên đến một mức cố định mà không thể vượt quá. Vào cuối của dự án, một hóa đơn cuối cùng hoặc một ghi chú tín dụng được tạo ra để đáp ứng tổng số tiền giá trị cố định cho dự án.

Để cấu hình một dự án như vậy, bạn phải thiết lập một tiến độ hoá đơn, một bảng giá và một số lượng tối đa trên các tài khoản quản trị cho dự án. Các dịch vụ này sau đó được xuất hóa đơn trong suốt dự án của các nhà quản lý dự án hoặc tài khoản khác nhau, giống như các dự án được lập hoá đơn theo thời gian sử dụng. Các nhà quản lý có thể áp dụng một khoản hoàn lại trên hóa đơn cuối cùng nếu dự án mất nhiều thời gian để hoàn thành hơn thời gian quy định trong hợp đồng.

Khi dự án được hoàn tất, bạn có thể tạo ra các hóa đơn dạng đóng. Điều này sẽ tự động tính toán các số dư cuối kỳ của khoản thanh toán, lấy số tiền đã trả vào tài khoản. Nếu số tiền đã ghi trên hoá đơn là lớn hơn số tiền tối đa theo thoả thuận, sau đó ERPOnline/odoo tạo một ghi chú tín dụng dự thảo.

Cách tiếp cận này cung cấp nhiều lợi thế so với các phương pháp truyền thống của các hoá đơn trong từng giai đoạn cho các hợp đồng giá cố định:

Hợp đồng cố định giá và hợp đồng chi phí hoàn trả được chi trả trong cùng một cách, mà làm cho quá trình lập hóa đơn của công ty khá đơn giản và có hệ thống, ngay cả khi các dự án được trộn lẫn.

Tất cả mọi thứ được lập hoá đơn trên cơ sở thời gian làm việc, vì vậy dễ dàng để dự báo các khoản thanh toán từ các kế hoạch liên quan đến các tài khoản quản trị khác nhau.

Phương pháp này của tiến trình kiến thức quản lý dự án cũng giống như các khách hàng vì hoàn tiền phải được đưa ra theo công việc đã thực hiện nếu có các phiếu chi của dự án

Hóa đơn theo quá trình của dự án và tránh sự phụ thuộc của một nhà cung cấp vào sự thiện chí của các khách hàng trong việc phê duyệt giai đoạn nhất định.

Hóa đơn chi phí theo quy trình làm việc cũng tương tự và do đó rất đơn giản.

Chú ý

Đàm phán hợp đồng

Trong đàm phán hợp đồng, các khách hàng thường quên việc thoả thuận các điều kiện hóa đơn. Vì vậy, thường có thể áp dụng phương pháp này trong hóa đơn.

Hợp đồng giới hạn theo lượng thời gian

Cuối cùng, một số hợp đồng trong điều khoản thể hiện một số lượng thời gian thay vì một số tiền cố định. Hợp đồng hỗ trợ bao gồm một số giờ trả trước là một ví dụ. Để tạo ra các hợp đồng như vậy trong ERPOnline bạn nên bắt đầu bằng cách cài đặt module Hợp đồng dịch vụ (account_analytic_analysis module)

Sau đó, bạn có thể thiết lập một số giờ tối đa cho mỗi tài khoản quản trị. Khi nhân viên nhập vào thời gian làm việc của họ trên các hợp đồng hỗ trợ trong các bảng chấm công, các giờ được tự động trừ vào mức tối đa trên mỗi tài khoản quản trị.

Bạn cũng cần phải giao cho một ai đó trong công ty trách nhiệm ký lại các hợp đồng hết hạn. Họ có trách nhiệm tìm kiếm thông qua danh sách các tài khoản hiện số giờ còn lại ít.

Các hợp đồng khách hàng có thể được giới hạn trong một số lượng thời gian nhất định, và nó cũng có thể được giới hạn trong khoảng thời gian. Do đó, bạn đặt ngày kết thúc cho các tài khoản quản trị tương ứng.