Theo dõi các khoản chi phí của nhân viên

Chi phí nhân viên là những chi phí phát sinh trên danh nghĩa của công ty. Công ty sau đó hoàn trả các khoản chi phí cho người lao động. Các khoản thu thường xuyên gặp nhất là:

• Chi phí đi lại, thanh toán dựa theo đơn vị khoảng cách (km),
• Sinh hoạt phí, chi trả dựa trên hóa đơn,
• Chi phí mua hàng khác, chẳng hạn như văn phòng phẩm, tài liệu, dành cho các công ty, nhưng được do các nhân viên mua.

Quy trình xử lý thanh toán chi phí nhân viên như sau:

Chi phí tạo ra bởi các nhân viên được nhóm lại thành các giai đoạn của một tuần hoặc một tháng. Vào cuối giai đoạn này, các nhân viên xác nhận tất cả các chi phí của mình và một bản tóm tắt sẽ được gửi đến các bộ phận quản lý. Người quản lý có trách nhiệm phê duyệt tất cả các yêu cầu chi phí tạo ra bởi nhân viên của mình. Bảng chi phí phải có chữ ký của các nhân viên, kèm theo biên lai của mình vào bảng kê chi phí.

Một khi các bảng kê đã được trưởng bộ phận phê duyệt, nó được gửi đến bộ phận kế toán, để làm thủ tục thanh toán cho nhân viên. Kế toán có thể thanh toán hóa đơn này và khấu trừ cho các khoản ứng trước của nhân viên.

Một số biên nhận là chi phí cho dự án, do đó, những chi phí này có thể được gắn vào một tài khoản quản trị. Các chi phí phát sinh sau đó được bổ sung vào chi phí bổ sung của các tài khoản quản trị khi hóa đơn được chấp thuận.

Bạn thường cần thống kê hóa đơn chi phí cho một khách hàng, tùy thuộc vào hợp đồng chính xác đã được đàm phán. Chi phí đi lại và sinh hoạt phí thường được xử lý theo cách này. Đây có thể được tính cho khách hàng vào cuối tháng, nếu giá hợp đồng đã được thoả thuận có bao gồm chi phí.

Nếu bạn phải đi qua nhiều bước để hoàn lại chi phí, theo thời gian tất cả nhanh chóng trở thành các số liệu cồng kềnh, đặc biệt là đối với những nhân viên yêu cầu số lượng lớn các khoản chi phí khác nhau. Nếu bạn đã có một hệ thống tốt, tích hợp việc quản lý các yêu cầu thanh toán, chẳng hạn như một trong những bản mô tả, bạn có thể tránh được nhiều vấn đề và tăng năng suất nhân viên.

Nếu hệ thống của bạn xử lý chi phí tốt, sau đó bạn có thể tránh được thiệt hại đáng kể bằng cách thiết lập các quy định của doanh số bán hàng hiệu quả. Trong hợp đồng giá cố định, số tiền thanh toán chi phí này thường được ghi trên hoá đơn theo chi phí thực tế. Đó là mối quan tâm của bạn để hệ thống xử lý, và tự động hoá quá trình này đến mức tối đa.

Cho phép nhân viên sử dụng nghiệp vụ kê chi phí

Cài đặt module Quản lý chi phí nhân viên để tự động hóa việc quản lý chứng từ. Tới menu Thiết lập ‣ Cấu hình ‣ Nhân sự . Và sau đó nhấn vào nút Áp dụng

.

Sau đó người dùng có thể nhập và xem xét chi phí của họ bằng cách sử dụng menu Nhân sự ‣ Chi phí ‣ Chi phí.

Tạo các loại chi phí cho các khoản chi phí sử dụng form sản phẩm của ERPOnline. Bạn có thể, ví dụ, tạo ra một sản phẩm với các thông số sau đây cho việc hoàn trả tiền chi phí đi lại bằng xe hơi tại 0,25 km:

• Tên: Dịch vu thuê xe
• Đơn vị đo lường: km,
• Chi phí Giá vốn: 8.000đ
• Giá bán: 10.000đ
• Loại sản phẩm: Dịch vụ.

Các nhân viên để bảng chi phí của mình trong tình trạng dự thảo trong quá trình hoàn thành nó trong suốt thời gian cập nhật chi phí. Vào cuối kỳ (tuần, tháng), các nhân viên có thể xác nhận form chi phí của mình bằng cách sử dụng nút Gửi tới quản lý. Lúc này bảng kê chuyển sang trạng thái Chờ phê duyệt.

Theo dõi quá trình quản lý phê duyệt

Vào cuối giai đoạn này, người quản lý bộ phận có thể truy cập vào danh sách các bảng kê chi phí đang chờ phê duyệt bằng cách sử dụng menu Nhân sự ‣ Chi phí ‣ Chi phí.

Sau đó người quản lý bộ phận có thể chấp nhận hoặc từ chối các khoản chi phí. Bây giờ, các nút Tạo các bút toán kế toán ghi sổ kế toán hiện ra trên bảng kê nhấn chuột tạo ra một hoá đơn mua hàng, trong tên của nhân viên để các nhân viên có thể được hoàn trả. Một tài khoản phân tích được mã hoá trên mỗi dòng của biên lai. Hoá đơn mua hàng (đối với tạo mới) sẽ tự động chuyển sang trạng thái chờ thanh toán, tạo bút toán quản trị như vậy sẽ được với bất kỳ hóa đơn nào khác.

Xuất hoá đơn cho khách hàng thông qua các tài khoản quản trị

Nếu bạn căn cứ hoá đơn của bạn về thời gian hoặc chi phí dịch vụ quản trị, chi phí sẽ tự động được tính vào hóa đơn của khách hàng khi khách hàng được tạo ra cho các dịch vụ liên quan đến dự án.

Hóa đơn từ bảng chấm công cho phép bạn kê khai tất cả các hoá đơn của bạn, cả chi phí và bảng chấm công cho khách hàng của một dự án.

Bạn có thể xem các phân tích thống kê các chi phí bằng cách sử dụng trình đơn Báo cáo ‣ Nhân sự ‣ Phân tích chi phí.