Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động (P2 - Định phí)

Bài trước, tôi đã trình bày khái niệm, bản chất, đặt điểm...và một vài ví dụ về biến phí. Bài này tôi sẽ đề cập tới một loại chi phí khác dựa vào tiêu chí phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động. Đó là định phí

Phần 2: Định phí

Định phí là những chi phí thường không thay đổi trong phạm vi giới hạn của quy mô hoạt động. Nhưng nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động thì tỷ lệ nghích với mức độ hoạt động.

Tuy nhiên, khái niệm trên của định phí chỉ tương xứng trong từng phạm vi phù hợp. Một khi mức độ hoạt động vượt quá phạm vi phù hợp nhất định thì định phí lại thay đổi theo cấp bậc mới để phù hợp với mức độ hoạt động này.

Phạm vi phù hợp là phạm vi giữa mức độ hoạt động tối thiểu và tối đa có thể tiến hành sản xuất mà doanh nghiệp không phải đầu tư thêm định phí.

Ví dụ khi doanh nghiệp muốn tăng thêm quy mô hoạt động ngoài khả năng kinh doanh cũ thì phải đầu tư thêm máy móc thiết bị, thuê thêm nhà xưởng...lúc này định phí sẽ phải tăng thêm để đáp ứng quy mô hoạt động mới.

Đặc điểm định phí:

• Tổng định phí không đổi kho thay đổi mức độ hoạt động trong phạm vi phù hợp.
• Định phí bình quân của một đơn vị mức độ sẽ giảm dần khi tăng mức độ hoạt động.
• Tổng định phí vẫn tồn tại ngay cả khi không hoạt động.

Về phương diện toán học, định phí được biểu hiện bằng phương trình y = a, với a là một hằng số.

Có nhiều định phí rất phổ biến trong hoạt động sản xuất kinh doanh như chi phí khấu hao, chi phí thuê nhà xưởng, chi phí quảng cáo, lương nhân viên...những chi phí này luôn tồn tại và mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh tăng lên thì mức độ định phí tình trên một đơn vị sản phẩm sẽ giảm dần. Trong thực tế, định phí còn tồn tại dưới nhiều hình thức thể hiện khác nhau.

2.1. Định phí bắt buộc (Định phí chung)

Đây là những định phí có liên quan đến cấu trúc tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp và rất khó giảm bớt. Nếu muốn thay đổi cũng thường cần một thời gian dài. Ví dụ như khấu hao văn phòng làm việc theo phương pháp bình quân...và chi phí liên quan đến lương của các nhà quản trị. Những điểm cơ bản của định phí bắt buộc là:

• Chúng thường tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chúng không thể cắt giảm toàn bộ trong một thời gian ngắn.
• Khi một bộ phận trong tổ chức không tồn tại thì định phí chung vẫn cứ phát sinh.

Với những đặc điểm trên, việc dự báo và kiểm soát định phí bắt buộc từ lúc khởi đầu xây dựng, trển khai dự án, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp phải hướng đến mục tiêu lâu dài, đảm bảo khai thác tối đa công suất máy móc thiết bị...

Ngoài những hành vi ứng xử nói trên của nhà quản trị đối với định phí bắt buốc, để tiết kiệm và tăng nhanh khả năng thu hồi vốn đầu tư tránh bớt những rủi ro cần phải tận dụng và khai thác tối đa công suất của tài sản dài hạn. Về phương diện trách nhiệm, định phí bắt buộc phát sinh chi phối bởi quyết định và trách nhiệm tổng hợp từ các nhà quản lý ở nhiều nhiệm kỳ.

2.2. Định phí bộ phận (định phí trực tiếp)

Định phí bộ phận còn được xem như định phí quản trị. Chi phí này phát sinh gắn liền với các quyết định hàng năm của các nhà quản trị như chi phí quảng cáo, nghiêm cứu sản phẩm mới, đào tạo nhân viên, giao tiếp... Về phương diện quản lý, nhà quản trị không bị ràng buộc nhiều bởi quyết định về định phí bộ phận. Mỗi năm, nhà quản trị phải xem xét để điều chỉnh mức độ chi phí, có thể điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm hoặc cắt bỏ hoàn toàn định phí bộ phận.

Định phí trực tiếp thường gắn liến với dự tồn tại phát triển của các bộ phận trong tổ chức hoạt động, do vậy kho một bộ phận trong tổ chức không tồn tại thì định phí trực tiếp cũng mất đi.

Giữa định phí bộ phận với định phí chung có sự khác biệt nhất định:

•  Định phí bộ phận thường gắn liến với kế hoạch ngắn hạn và là mức chi phí hàng năm của doanh nghiệp. Ngược lại, chi phí chung thường gắn liền với kế hoạch dài hạn và là mức chi phí chịu đựng ràng buộc ổn định trong nhiều năm.
• Trong trường hợp cần thiết, có thể cắt bỏ định phí bộ phận tiếp trong một thời gian ngắn nhưng vẫn đề này không thể tiến hành với định phí chung.

Ví dụ: Công ty AFC hàng năm chi 150.000.000đ để thực hiện chương trình nghiên cứu sản phẩm mới. Trong tình hình kinh doanh gặp nhiều khó khăn, công ty có thể cắt giảm một phần hoặc toàn bộc hi phí nghiên cứu trong năm kế hoạch. Tuy nhiên, khấu hao nhà xưởng hàng năm 200.000.000đ thì lại không thể cắt giảm dù công ty có đang lâm vào tình trạng thua lỗ và nó cứ tồn tại200.000.000đ chi phí khấu hao đên skhi thanh lý, nhượng bán nhà xưởng.

Giữa định phí bộ phận với biến phí cấp bậc cũng có sự khác biệt:

• Biến phí cấp bậc có thể điều chỉnh, thay đổi rất nhanh khi các điều kiện sản xuất kinh doanh thay đổi. Trong khi đó, định phí bộ phận khi đã được xác nhận thì khó thay đổi hơn mặc dù bản chất của nó là có thể điều chỉnh theo hành vi quản trị trong từng năm.

• Ví dụ, có thể điều chỉnh nhanh chóng tiền lương của thợ bảo trì theo quy mô sản xuất. Ngược lại, chi phí quảng cáo lại khó thay đổi vì bị ràng buộc với ngân sách quảng cáo đã hoạch định và cam kết với các nhà quảng cáo trog năm.

• Khi mức độ hoạt động thì biến phí cấp bậc gia tăng theo nhưng định phí bộ phận không nhất thiết phải gia tăng.

  Nếu công ty AFC tăng quy mô sản xuất vượt mức 10 máy thì điều chắc chắn là lương thợ bảo trì sẽ tăng nhưng chi phí nghiên cứu phát triển sản phẩm mới thì chưa chắc đã cần thiết phải tăng theo

Bài tiếp theo: "Chi phí hỗn hợp"