Quản lý Cung ứng (Procurement)
ERPOnline/Odoo có sự phân biệt giữa Sản xuất (Production), Mua hàng (Purchase) và Cung ứng (Procurement). Production là sản xuất là thành phẩm (manufacturing), Purchase là mua lại sản phẩm từ đơn vị thứ ba (nhà cung cấp), Procurement bao hàm một hoặc cả hai khái niệm trên.
Procurement Order
Một bộ các yêu cầu về kho (nhập, xuất, dịch chuyển nội bộ) được tự động tạo bởi các procurement orders. Thông thường trong hệ thống bạn không cần lo lắng về các procurement orders bởi vì chúng được tạo và quản lý một cách tự động thông qua các quy tắc Push & Pull. Người dùng thường chỉ làm việc trên các kết quả của nó: lệnh sản xuất (manufacturing order), đơn mua hàng (purchase order), đơn bán hàng (sales order) và có thể là tác vụ (task). Bạn có thể theo dõi toàn bộ procurement orders thông qua menu Kho hàng > Schedulers > Mua sắm. Nếu có vấn đề về cấu hình, hệ thống có thể bị chặn bởi một procurement order mà không tạo ra các tài liệu tương ứng. Ví dụ: khi bạn bán Sản phẩm A mà không đủ số lượng trong kho thì một procurement order sẽ được tạo với mục đích đề xuất một Yêu cầu chào già từ một nhà cung cấp. Nếu bạn Run Procurement thì trạng thái của nó sẽ được chuyển thành Ngoại lệ với một thông báo Không có nhà cung cấp liên kết tới Sản phẩm A vì bạn lại chưa cấu hình nhà cung cấp cho Sản phẩm A. Tất nhiên, hệ thống cũng không thể tạo một tài liệu tương ứng là Yêu cầu chào giá và toàn bộ quá trình của bạn sẽ bị dừng ở đây. Để xử lý vấn đề này, bạn chỉ cần cấu hình nhà cung cấp cho Sản phẩm A và thực hiện lại Run Procurement. Nếu vẫn còn Ngoại lệ khác, bạn lại tiếp tục xử lý cho đến khi procurement order của bạn chuyển sang trạng thái Running thì thôi.
Truy cập vào một Procurement Order để xem chi tiết về Ngoại lệ (nếu có).
Procurement Order
Một số Ngoại lệ và cách xử lý chúng:
Không có BoM tồn tại trên sản phẩm này: bạn cần tạo BOM cho sản phẩm này hoặc chỉ ra rằng nó được mua về chứ không phải săn xuất ra.Không có Nhà cung cấp liên kết tời sản phẩm: bạn cần xác định nhà cung cấp cho sản phẩm trong tab Mua sắm trên form sản phẩm.Không có Địa chỉ được định nghĩa trên nhà cung cấp: bạn cần hoàn thành một địa chỉ cho nhà cung cấp mặc định cho sản phẩm.Không có sẵn số lượng trong kho: bạn phải tạo một Quy tắc tồn kho (Reordering Rule) và đặt nó vào trong procurement order hoặc tự mua sắm thủ công.
Cung ứng thủ công
Đôi khi bạn cũng cần tạo ra các procurement order một cách thủ công bằng cách sử dụng menu Kho hàng > Schedulers > Mua sắm và nhấp chuột vào nút Tạo mới.
Cung ứng thủ công
Với procurement order như hình vẽ trên, nó sẽ chịu trách nhiệm tính toán để đề xuất một cung ứng tự động cho một sản phẩm cụ thể. Có thể là một tác vụ, một lệnh sản xuất hay một yêu cầu chào giá tùy thuộc vào việc cấu hình sản phẩm (Mua, Make To Order, Sản xuất).
Việc tạo một procurement order tốt hơn là trực tiếp mua hàng hoặc sản xuất ra, cách làm này có một số lợi ích sau:
- Giao diện (form) đơn giản hơn bởi vị hệ thống sẽ tính toán các giá trị khác nhau từ các giá trị khác và các quy tắc đã được định nghĩa: ngày mua được tính từ ngày đặt hàng, nhà cung cấp mặc định, nguyên vật liệu cần thiết, lựa chọn BOM cần thiết nhất,...
- Hệ thống có thể tự động tạo ra các procurement order khác có liên quan: khi bạn cần cung ứng một số lượng sản phẩm không có đủ trong kho, hệ thống sẽ tự động tạo ra một procurement order để mua hoặc sản xuất ra với số lượng tương ứng.
Yêu cầu cung ứng
Từ tab Tồn kho trên một form Biến thể sản phẩm bất kỳ (menu Bán hàng > Sản phẩm > Biến thể sản phẩm), bạn sẽ có một liên kết có tên Yêu cầu mua sắm để bạn có thể nhanh chóng tạo một procurement order.
Yêu cầu cung ứng
Cung ứng tự động
Một số procurement order được tạo và chạy tự động, ví dụ khi bạn xác nhận một Yêu cầu chào giá, hệ thống sẽ tự động tạo procurement order với nội dung nhận hàng từ nhà cung cấp và khởi chạy procurement order này luôn. Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ có những procurement order không tự động khởi chạy (mới chỉ ở trạng thái Xác nhận) chạy, ví dụ khi bạn bán sản phẩm với số lượng không đủ trong kho, hệ thống sẽ tự động tạo một procurement order với nội dung Yêu cầu chào giá từ một nhà cung cấp mặc định với số lượng tương ứng mà bạn cần bán. Những procurement order như vậy, bạn cần thực hiện thủ công bằng cách nhấp chuột vào Run Schedulers thông qua menu Kho hàng > Schedulers > Run Schedulers. Trong trường hợp, bạn không muốn thao tác thủ công như vậy, bạn có thể đặt lịch để hệ thống Run Schedulers một cách tự động. Mặc định hệ thống đã đặt lịch để Run Schedulers mỗi ngày một lần, tuy nhiên nó đang bị ẩn đi, bạn cần kích hoạt nó lên bằng cách truy cập vào menu Thiết lập > Automation > Scheduled Actions và tìm đến bản ghi có tên Run mrp schedule.
Run mrp scheduler
Các trường cần lưu ý:
Có hiệu lực: mặc định scheduler này đang không có hiệu lực, nếu bạn muốn kích hoạt nó, bạn cần đánh dầu vào trường này.Interval Number: số lần chạy tự động.Interval Unit: đơn vị thời gian cho số lần chạy (Interval Number).Ngày thực hiện tiếp theo: bạn cần điều chỉnh trường này cho lần đầu tiên, từ lần sau trở đi, hệ thống sẽ tự đống tính toán dựa trên 2 trường Interval Number và Interval Unit.
Sau khi Lưu, bạn sẽ không cần Run Schedulers thủ công nữa, hệ thống đã lên lịch chạy tự động theo những gì bạn đã cấu hình.
Just In Time (JIT)
Với chức năng Cung ứng tự động bạn vẫn bị một khoảng thời gian chậm chễ nhất định. Đôi khi bạn muốn cung ứng theo thời gian thực (procurement order sẽ được tự động tạo ngay khi bạn xác nhận Đơn hàng, Sản xuất,... ), bạn cần kích hoạt tính năng Tạo mua sắm theo thời gian thực thông qua menu Thiết lập > Cấu hình > Kho hàng.
Mua sắm theo thời gian thực
Lúc này, nếu bạn tạo một Đơn hàng để bán một sản phẩm có tuyến đường là Make To Order thì một Yêu cầu chào giá tới một nhà cung cấp sẽ được tạo ngay lập tức. Mỗi đơn hàng sẽ được xử lý ngay khi nó được xác nhận. Do đó, nếu một đơn hàng cần giao hàng sau 3 tháng thì hệ thống sẽ đặt trước một số lượng sản phẩm tương ứng trong kho cho tới khi nó được xác nhận (giao hàng) thay vì lấy số lượng có sẵn trong kho để giao cho đơn hàng khác. Bởi vì số lượng có sẵn trong kho có thể được đặt bởi một đơn hàng trước đó.