Quản lý điểm danh và bảng chấm công

Trong hầu hết các công ty dịch vụ mà ERPOnline/Odoo đã triển khai, Bảng tính dịch vụ hoặc Bảng chấm công, đã cải tiến rất nhiều cách quản lý. Những Bảng tính dịch vụ được tạo bởi mỗi nhân viên khi họ làm việc trong những trường hợp khác nhau, dự án đang chạy. Mỗi cái được đại diện bởi một tài khoản quản trị trong hệ thống.

Trong suốt một ngày làm việc, khi nhân viên làm việc trên một dự án hay một công việc gì khác khác, họ thêm một dòng vào bảng chấm công với các chi tiết về thời gian làm việc trên từng dự án. Vào cuối ngày, mỗi nhân viên phải đánh dấu tất cả các thời gian làm việc trên dự án của khách hoặc các dự án nội bộ để tạo nên đủ số giờ làm việc trong ngày. Nếu một tài khoản không có trong hệ thống, sau đó sẽ được thêm vào những giờ mà chưa được giao trong ngày.

Các Bảng chấm công cho một ngày làm việc đưa cho chúng ta một ví dụ của một Bảng chấm công cho một nhân viên.

Chú ý

Đừng nhầm lẫn Bảng chấm công và bảng điểm danh (Có/vắng)

Hệ thống chấm công không có ý định trở thành một form điểm danh hàng ngày. Không áp dụng để kiểm soát thời gian làm việc cố định 8 hay 9 giờ hoặc nhiều hơn các hoạt động mỗi ngày.

Nếu bạn quyết định thiết lập một hệ thống như thế để sử dụng đúng mục đích, điều quan trọng là phải làm rõ điểm này với các nhân viên của bạn. Mục tiêu ở đây không phải là để kiểm soát thời gian, bởi vì các nhân viên tự quyết định những gì họ sẽ làm - nhưng để theo dõi các nhiệm vụ đang triển khai và phân bổ chi phí giữa chúng là trách nhiệm của quản lý.

Để kích hoạt hệ thống của bạn với tất cả các tính năng liên quan đến Bảng chấm công, bạn cần phải cài đặt module Bảng chấm công từ danh sách module hoặc tới menu Thiết lập ‣ Cấu hình ‣ Nhân sự, đánh dấu vào Quản lý bảng chấm công trong phần Theo dõi thời gian và nhấp vào nút áp dụng ...

Trong số nhiều công dụng của một hệ thống như bảng chấm công cho một công ty, đây là một số trong những tính nằn quan trọng nhất:

• Cho phép theo dõi các chi phí thực sự của một dự án bằng cách phân bổ thời gian sử dụng cho nó,
• Theo dõi các dịch vụ được cung cấp bởi các nhân viên khác nhau,
• So sánh các giờ làm việc thực sự được sử dụng trên một dự án với các ước tính kế hoạch ban đầu,
• Tự động tạo hóa đơn dựa vào những giờ dịch vụ cung cấp,
• Có được một danh sách các giờ dịch vụ cho một khách hàng nhất định,
• Biết các chi phí cần thiết để điều hành công ty, chẳng hạn như các chi phí marketing, chi phí đào tạo cho một nhân viên mới, và giá hóa đơn cho khách hàng.

Nhóm bảng chấm công

Bạn sẽ cần phải cài đặt module sản xuất (MRP) để truy cập danh mục Bảng chấm công. Các loại Bảng chấm công khác nhau (thời gian buổi làm việc) có thể được xác định thông qua menu Sản xuất ‣ Cấu hình ‣ Nguồn lực ‣ Thời gian làm việc và chọn một trong các nhóm có sẵn như 40 giờ / tuần.

Nhập dữ liệu Bảng chấm công

Để có thể sử dụng đầy đủ các Bảng chấm công, cài đặt các module Chấm công từ danh sách module hoặc tới menu Thiết lập ‣ Cấu hình ‣ Nhân sự đánh dấu vào 'Cho phép Bảng chấm công xác nhận bởi các nhà quản lý và click vào nút áp dụng. Một khi modulen này đã được cài đặt và cấu hình các nhân viên, những người sử dụng hệ thống khác nhau có thể nhập dữ liệu bảng chấm công của họ trong menu Nhân sự ‣ Thời gian theo dõi ‣ hoạt động chấm công, sau đó nhấp vào Tạo.

Lối tắt tới bảng chấm công

Đó là một ý tưởng tốt nếu tất cả các nhân viên sử dụng Bảng chấm công đặt menu này theo lối tắt của chúng. Đó là bởi vì họ sẽ cần phải sử dụng vài lần mỗi ngày.

Nội dung của một bảng chấm công mới:

• Người dùng: đề xuất theo mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi nó nếu bạn được ghi nhận các Bảng chấm công đầu tiên cho nhân viên khác trong công ty.
• Ngày: tự động đề xuất như ngày hôm nay, nhưng nó có thể thay đổi nó nếu bạn được ghi nhận các Bảng chấm công cho một ngày trước.
• Tài khoản quản trị: cho các dự án mà bạn đã làm việc - rõ ràng là nó phải được định nghĩa trước.
• Mô tả: một mô tả văn bản không bắt buộc của các công việc thực hiện trong thời gian.
• Thời gian: số đơn vị thời gian (đơn vị được định nghĩa như là một phần của sản phẩm).
• Các trường khác sẽ được tự động hoàn thành, nhưng có thể được chỉnh sửa: các sản phẩm đó là sản phẩm dịch vụ như tư vấn, các Đơn vị đo lường (được xác định trước, và có lẽ có thể là phút, giờ hoặc ngày), các chi phí của các dịch vụ (được tính toán theo mặc định), và các tài khoản kế toán liên quan.

Các giờ sau đó được ghi nhận trong suốt cả ngày của từng người. Nó giúp để xem lại danh sách ở cuối ngày để xác minh rằng số giờ làm việc trong công ty đã hạch toán đúng. Tổng nhập được hiển thị ở góc dưới bên phải của danh sách các giờ làm việc.

Ẩn Chi phí dịch vụ

Theo mặc định, ERPOnline/Odoo được cấu hình để hiển thị số lượng của từng dịch vụ khi một nhân viên ghi hận số giờ cho mỗi dự án. Bạn có thể thay đổi trường này bằng cách thêm vào các thuộc tính ẩn bằng cách đánh dấu trong xem Bảng chấm công.

(Và cách để làm điều đó là một trong hai thay đổi quan điểm về hệ thống tập tin, hoặc nhấp chuột vào người dùng đăng nhập ở phía trên bên phải và chọn Giới thiệu về Odoo và sau đó chọn Activate the developer mode. Bây giờ đi đến menu Nhân sự ‣ Thời gian theo dõi ‣ hoạt động chấm công. Nhấp chuột vào Debug View và sau đó chọn Edit TreeView.

Nếu bạn có đủ quyền truy cập, bạn có thể chỉnh sửa XML xác định kiểu xem hiện tại.)

Các giá trị trong trường Tổng tiền cho nhân viên cho các chi phí theo thời gian của họ được sử dụng trong công ty, do ẩn trường này có thể không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất.

Độ chính xác của dịch vụ đầu vào là rất quan trọng cho việc tính toán lợi nhuận của các công việc khác nhau và các dịch vụ nạp tiền. Báo cáo khác nhau do đó có sẵn cho việc xác minh dữ liệu nhập của người lao động. Nhân viên có thể xác minh Bảng chấm công riêng họ sử dụng các báo cáo sau:

In Bảng chấm công của các nhân viên đặc biệt, sử dụng menu Báo cáo ‣ Nhân sự ‣ Bảng chấm công nhân viên.

In Bảng chấm cồn nhiều hơn một người lao động, sử dụng menu Báo cáo ‣ Nhân sự ‣ Báo cáo ‣ Chấm công nhân viên. Bạn có thể in một bản tóm tắt trong các hình thức của một bảng cho mỗi người dùng và mỗi ngày.

Xem xét lợi nhuận của các bảng chấm công, sử dụng menu Báo cáo ‣ Human Resources ‣ Báo cáo ‣ lợi nhuận bảng chấm công

Sau đó bạn có thể sử dụng các báo cáo thống kê để phân tích các dịch vụ của bạn bằng giai đoạn, theo sản phẩm hoặc tài khoản bằng cách sử dụng menu Báo cáo ‣ Nhân sự ‣ Phân tích Bảng chấm công.

Đánh giá các chi phí dịch vụ

Bạn đã biết rằng Bảng chấm công được liên kết chặt chẽ với các kế toán quản trị. Các báo cáo của các dự án khác nhau trên bảng chấm công tương ứng với các tài khoản quản trị. Các ghi nhận chấm công bản thân là ghi nhận quản trị.

Những số liệu này bao gồm các hoạt động quản trị khác nhau mà không tương ứng với bất kỳ số liệu của các tài khoản kế toán thuế. Do đó tất cả các hoạt động quản trị và tạo các dòng chấm công tự động tác động đến dòng quản trị tương ứng, và ngược lại sẽ được tự động điều chỉnh theo những thay đổi trong dòng đó.

Chú ý

Bảng chấm công và phân tích dữ liệu

Việc thực hiện các Bảng chấm công trong ERPOnline/Odoo liên quan đến các ghi nhận quản trị được quản lý bởi một cơ chế thừa kế: các đối tượng Bảng chấm công kế thừa đối tượng ghi nhận quản trị.

Các thông tin được ghi nhận do đó không vào cơ sở dữ liệu như là hai sự kiện riêng biệt, để tránh nhiều vấn đề liên quan đến việc đồng bộ hóa. Chúng được lưu trữ ở hai bảng khác nhau, tuy nhiên, một dịch vụ là một phát sinh quản trị, nhưng một phát sinh quản trị không nhất thiết phải là một dịch vụ.

Đây không phải là một phương pháp tiếp cận cổ điển, nhưng nó là hợp lý và thực tế. Bảng chấm công nhân viên là một cách hiệu quả cách các chi phí của một doanh nghiệp dịch vụ được sử dụng trong nhiều các trường hợp khác nhau, như báo cáo trong các tài khoản quản trị.

Một tài khoản quản trị cần được phản ánh trong các tài khoản thuế, nhưng không có đối tác trực tiếp của các tài khoản quản trị trong các tài khoản thuế. Thay vào đó, nếu các chi phí theo giờ của người lao động được hạch toán một cách chính xác, ghi nhận trong Bảng chấm công của tháng nên được cân đối bởi các gói lương + lợi ích chi trả cho tất cả các nhân viên vào cuối tháng này.

Mặc dù như vậy, thật là khá khó khăn để tính ra các chi phí theo giờ trung bình của một nhân viên một cách chính xác, bởi vì nó phụ thuộc vào:

• Thời gian làm thêm của nhân viên
• Ngày lễ, ốm đau,
• Sự thay đổi của lương và tất cả các chi phí liên quan, chẳng hạn như chi phí bảo hiểm xã hội.

Các báo cáo cho phép bạn liên kết các tài khoản thuế đến các tài khoản quản trị, đây là các công cụ hiệu quả để cải thiện đánh giá của bạn về chi phí theo giờ của các nhân viên khác nhau. Sự chênh lệch giữa số dư trong tài khoản quản trị và trong các tài khoản thuế, chia cho tổng số giờ làm việc, sau đó có thể được áp dụng tính giá vốn của sản phẩm. Một số công ty thực hiện việc điều chỉnh sự khác biệt bằng cách thực hiện một hoạt động quản trị vào cuối tháng tạo một tài khoản mới với mục đích tách phần chênh lệch đó. Tài khoản quản trị này cần phải có xu hướng hướng cần bằng dần về 0.

Bởi vì bạn đã có một hệ thống với Bảng chấm công tích hợp, bạn có thể:

Theo dõi khả năng sinh lời của các dự án trong các tài khoản quản trị,

Nhìn vào lịch sử của các ghi nhận trong bảng chấm công theo dự án và theo từng người lao động,

Thường xuyên điều chỉnh chi phí theo thời gian bằng cách so sánh giá của bạn với thực tế,

Quan trọng là:

Kiểm soát chi phí dự án

Kiểm soát chi phí và lợi nhuận của dự án chính xác là rất quan trọng.

Nó cho phép bạn thực hiện các dự báo tốt và theo dõi ngân sách phân bổ cho các dịch vụ khác nhau và các dự án của họ, chẳng hạn như bán hàng và chi phí R & D. Bạn cũng có thể tinh chỉnh các đối số của bạn trên cơ sở của sự kiện rõ ràng hơn là dự đoán nếu bạn phải đàm phán lại hợp đồng với một khách hàng sau một thất bại trong lần đàm phán trước.

Các phân tích về khả năng sinh lời của dự án và nhân viên có sẵn từ các tài khoản quản trị. Chúng đưa tất cả các hóa đơn vào tài khoản, và cũng đưa vào tài khoản các chi phí theo thời gian dành cho từng dự án.

Quản lý điểm danh (có/vắng) thông qua Đăng nhập / Đăng xuất, xem tại đây

Theo dõi sự khác biệt giữa các Bảng chấm công và điểm danh

Khi được sử dụng đúng cách, bảng chấm công có thể là một công cụ kiểm soát tốt cho các nhà quản lý dự án và có thể cung cấp những thông tin về chi phí và thời gian.

Việc quản lý nhân viên hết sức quan trọng, vì vậu một hệ thống kiểm soát phải được thực hiện. Tất cả nhân viên phải hoàn thành bảng chấm công của họ một cách chính xác bởi vì đây là cơ sở kiểm soát kế hoạch, quản lý tài chính và các chi phí của các dự án

Bạn sẽ nhìn thấy trong Chất lượng dịch vụ cung cấp mà bạn có thể tự động tạo hoá đơn dịch vụ vào cuối tháng dựa trên các bảng chấm công. Nhưng cùng lúc đó, một số hợp đồng được giới hạn về thời gia. Thời gian và khấu trừ số giờ làm việc của nhân viên từ giới hạn ban đầu cũng được quản lý bởi các Bảng chấm công.

Trong tình hình như vậy, thời gian mà không được ghi nhậnthành các Bảng chấm côngthể hiện sự thất thoát về quan lý nhân sự cho công ty. Vì vậy, điều quan trọng là thiết lập hiệu quả theo dõi của các Bảng chấm công dịch vụ và ghi nhận của nhân viên. Để thiết lập một cơ cấu kiểm soát bằng cách sử dụng bảng chấm công, bạn nên cài đặt module Chấm công.

Module này cung cấp một màn hình mới cho phép bạn quản lý các Bảng chấm công theo thời gian. Các mục bảng chấm công được thực hiện bởi nhân viên mỗi ngày. Vào cuối tuần, nhân viên xác nhận bảng tuần của họ và sau đó nó sẽ chuyển qua người quản lý, người phải phê duyệt các bảng chấm công của bộ phận mình quản lý. Thời kỳ được xác định theo các form công ty, và bạn có thể thiết lập chúng để chạy hàng tháng hoặc hàng tuần.

Để nhập dữ liệu chấm công mỗi nhân viên sử dụng các menu Nhân sự ‣ Thời gian theo dõi ‣ Chấm công hiện tại của bạn.

form này mô tả tóm tắt các phân bổ thời gian theo công việc (tổng số giờ) của nhân viên.

Tab thứ hai của bảng chấm công, chi tiết, cho biết số giờ làm việc trên các dự án khác nhau.

Tab thứ ba của bảng chấm công, Quản lý điểm danh (vào/ra), cho thấy khi có sự chênh lệch giữa những thông tin vào/ra và các mục Bảng chấm công, bạn có thể sử dụng các tab thứ ba để phát hiện những ngày hoặc những ghi nhận đã không được nhập chính xác.

note: Chỉ khi bạn cài đặt module Quảng lý vào/ra trong phần các ứng dụng tại Thiết lập hoặc vào Thiết lập‣ Nhân sự ‣ Theo dõi thời gian, đánh dấu vào: Track attendances for all employees, thìh mới có thể theo dõi vào/ra và xuất hiện tab này.

Người dùng bắt đầu với việc đăng nhập và đăng xuất (vào/ra). Hệ thống này cho phép kiểm soát có/vắng từng ngày. Hai nút Đăng nhập và Đăng xuất cho phép tự động hoàn thành thời gian trong khu vực bên phải. Thời gian này có thể được sửa đổi bởi người lao động, do đó, nó không phải là một hệ thống kiểm soát quản lý chính xác.

Các nút hoạt động Bảng chấm công cho thấy thời gian làm việc trên tất cả các dự án khác nhau. Điều đó cho phép bạn nhìn lại để xem một cái nhìn tổng quan về thời gian người lao động đã làm việc với các dự án khác nhau.

Vào cuối tuần hay một tháng, người lao động có thể gửi Bảng chấm công cho người quản lý bằng cách nhấp vào nút Gửi cho người quản lý.

Mỗi quản lý sau đó có thể nhìn vào một danh sách các Bảng chấm công của bộ phận mình chờ phê duyệt bằng cách sử dụng trình đơn Báo cáo ‣ Nhân sự ‣ Phân tích bảng chấm công bằng cách áp dụng các bộ lọc thích hợp. Sau đó, người quản lý có thể phê duyệt hoặc trả lại tình trạng ban đầu cho nhân viên.

Để xác định cấu trúc của các bộ phận, sử dụng Nhân sự ‣ Cấu hình ‣ Phòng ban.

Phê duyệt bảng chấm công

Ngay từ cái nhìn đầu tiên, sự phê duyệt của bảng chấm công của một người quản lý bộ phận có thể dường lại như là một trở ngại quan liêu. Đây là hoạt động rất quan trọng cho việc quản lý hiệu quả, tuy nhiên. Chúng tôi đã quá thường xuyên nhìn thấy các công ty trong tình hình người quản lý bị quá tài công viện nên họ không biết những gì nhân viên của họ đang làm.

Vì vậy, quá trình phê duyệt này cung cấp cho người quản lý với một phác thảo của công việc của mỗi nhân viên ít nhất một lần một tuần. Và điều này được thực hiện cho những giờ làm việc trên tất cả các dự án khác nhau.

Một khi các Bảng chấm công đã được phê duyệt, sau đó bạn có thể sử dụng chúng để kiểm soát chi phí và hóa đơn cho khách hàng theo thời gian.

Hợp đồng và mức giá của họ, kế hoạch và phương pháp lập hóa đơnsẽ được đề cập trong các tài liệu sau chương sau, Chất lượng cung cấp dịch vụ.