Tạo và quản lý báo giá đơn hàng với Odoo/ERPOnline
Tiếp nối từ phân hệ CRM, báo giá bán hàng được tạo ra với mục đích cung cấp cho khách hàng các thông tin về đặc điểm của sản phẩm, giá bán, chính sách bán hàng, điều kiện bảo hành, bảo trì, vận chuyển, thông tin thanh toán.... Có hai cách để bạn tạo một báo giá mới:
Nếu báo giá xuất phát từ việc theo dõi các cơ hội kinh doanh và đã có các hoạt động chăm sóc khách hàng thì bạn có thể tạo báo giá từ các cơ hội dinh doanh đã có
Nếu khách quen và bạn không muốn quản lý qua các cơ hội kinh doanh, bạn có thể tạo ngay trên phân hệ bán hàng một báo giá mới
Tạo báo giá bán hàng
Từ các cơ hội kinh doanh trong phân hệ CRM, tạo báo giá:
Hoặc bạn có thể vào menu Bán hàng/Báo giá và nhấn nút tạo:
Các thông tin cơ bản trên báo giá bán hàng
Trong Odoo, báo giá, đơn hàng bán là 1 form chỉ khác nhau về trạng thái. chính vì vậy các thông tin trên báo giá sau khi được xác nhận sẽ chuyển sang thành đơn hàng. Để thuận tiện, ta sẽ gọi các báo giá, đơn bán,.. trong module này chung là SO (viết tắt của Sale Order) và kèm thêm trạng thái cụ thể.
Thanh trạng thái: Dùng để thể hiện các trạng thái của SO. Các trạng thái chính bao gồm:
Báo giá: khi tạo mới 1 SO
Báo giá đã gửi: khi click Gửi qua email và xác nhận gửi Báo giá cho Khách hàng qua email
Đơn bán: Nếu bỏ qua bước Gửi báo giá cho khách hàng mà trực tiếp Xác nhận thì Báo giá được chuyển thành Đơn bán
Các thông tin trên báo giá:
Khách hàng: Đối tác cần báo giá, có thể lấy thông tin sẵn trong danh sách liên hệ bằng cách tìm theo tên hoặc tạo mới. Bạn có thể tham khảo cách tạo trong bài hướng dẫn tạo Liên hệ
Địa chỉ xuất hóa đơn: Về bản chất đây là 1 liên hệ. Odoo sẽ lấy địa chỉ của Liên hệ này ra để ghi nhận làm địa chỉ xuất hóa đơn. Ngay ở bước chọn Khách hàng, ODoo đã tự động điền phần này trùng với Khách hàng, người dùng chỉ cần giữ nguyên tên Khách hàng ở đây là được. Nếu có sự khác biệt giữa địa chỉ xuất hóa đơn và địa chỉ công ty, hãy tạo 1 Liên hệ có loại là Địa chỉ xuất hóa đơn gắn vào với Liên hệ gốc và chọn nó ở phần này.
Địa chỉ Giao hàng: Tương tự như Địa chỉ xuất hóa đơn
Mẫu báo giá: được sử dụng các mẫu sẵn nếu bạn thường xuyên bán những sản phẩm theo bộ hoặc những sản phẩm liên quan với số lượng từng sản phẩm được chào giá cố định. Đây là công cụ giúp tăng tốc thao tác cho nhân viên bán hàng
Hết hạn: Ngày báo giá hết hạn. Chỉ hiển thị khi SO ở trạng thái Báo giá.
Ngày báo giá: Ngày giờ tạo báo giá
Bảng giá: Mặc định sẽ lấy bảng giá niêm yết lấy giá bán trên form sản phẩm để đưa vào báo giá. Nếu có bảng giá khác áp dụng cho khách hàng cụ thể bạn có thể thay đổi trên form liên hệ/tab bán & mua của khách hàng đó
Điều khoản thanh toán: các thông tin về lần thanh toán, % thanh toán, được tạo trong phân hệ kế toán
Sản phẩm: nhấn vào Thêm một dòng, chọn sản phẩm mà khách hàng muốn mua từ công ty của bạn. Chỉnh sửa miêu tả cho phù hợp với chi tiết sản phẩm bán ra với những sản phẩm bạn đã từng kinh doanh. Trường hợp bạn muốn báo giá một sản phẩm, dịch vụ mới hoàn toàn, bạn có thể tạo mới nếu có quyền. Tham khảo Cách tạo sản phẩm
Miêu tả: Thông tin miêu tả sản phẩm, mặc định lất tên và trưởng miêu tả trên form sản phẩm bạn đã tạo, bạn có thể bổ sung các thông tin khác nếu muốn.
Số lượng:
Đơn giá: lấy thông tin trên form sản phẩm. Có thể sửa lại nếu muốn
Điều khoản, điều kiện: được ghi thêm nếu bạn muốn cung câp cho khách. ví dụ điều kiện giao hàng, bảo hành...
Sản phẩm tùy chọn: Bạn có thể thêm danh sách các sản phẩm muốn giới thiệu thêm cho khách ngoài phạm vi báo giá. Thông tin này giúp bạn tăng doạnh số bán hàng từ các cơ hội đang có. ví dụ bán điện thoeij báo thêm phụ kiện, bao dam tai nghe...
Thông tin khác:
Nhân viên bán hàng: mặc định phần mềm lấy thông tin người đang tạo báo giá, bạn có thể gán cho nhân viên khác, nếu muốn
Đội bán hàng: là đội mà nhân viên bán hàng thuộc về. Thông tin này sử dụng để lên các báo cáo về doanh số theo nhân viên và đội bán hàng.
Ký trực tuyến: Cho phép khách hàng ký qua website hoặc không
Thanh toán online; cho phép thanh toán online hoặc không
Tham chiếu của khách hàng: nếu muốn thêm thông tin để tìm kiếm cho khách hàng này
Vị thế tài khóa: Có thể tạo các ưu đãi riêng cho một số loại khách hàng. Ví dụ khách hàng khu công nghiệp thuế VAT 0% thay vì 10% như thông thường. Thuế VAT ánh xạ từ 10% sang 0%. Vị thế tài khóa có thể được áp cho từng khách hàng trên form đối tác.
Giao hàng:
Càng sớm càng tốt: Giao hàng từng phần, khi mặt hàng nào sẵn sàng thì giao
Giao hàng khi tất cả sản phẩm sẵn sàng: giao 1 lần khi tất cả hàng hóa sẵn sàng.
Báo cáo: Các thông tin liên quan đến nguồn, cơ hội kinh doanh, chiến dịch marketing.... để tạo các báo cáo doanh số trên các tiêu chí này giúp doanh nghiệp có thông tin thúc đẩy bán hàng thông qua các kênh
Sau khi điền đầy đủ thông tin bạn nhấn Lưu để hoàn tất báo giá
Gửi báo giá cho khách hàng
Sau khi soạn xong báo giá với các thông tin cần thiết, bạn có thể gửi báo giá cho khách hàng thông qua nút Gửi qua email
Mẫu báo giá: Có thểm chọn nội dung mẫu có sẵn hoặc tạo các mẫu email nội dung để dùng nhiều lần
Trêm thông tin gửi, bạn có thể soạn nội dung email và thêm địa chỉ/ liên hệ muốn gửi. Phân mềm tự động đính kèm file mẫu báo giá pdf cùng email bạn gửi đi với đầy đủ thông tin trên báo gía:
Note:
Nếu bạn muốn có mẫu báo giá theo nhận dạng thương hiệu, bạn có thể đặt thiết kế riêng từ các nhà phát triển Odoo hoặc liên hệ với đội sales của ERPonline
Ngôn ngữ báo giá: dựa vào ngôn ngữ được chọn trên form đối tác bạn cần báo giá, phần mềm sẽ chọn firm tiếng Anh, tiếng Việt tương ứng
Sau khi ấn nút Gửi, báo giá chuyển trạng thái Báo giá đã gửi. Các thông điệp bạn gửi cho khách hàng hoặc khách hàng phản hồi sẽ được hiển thị dưới báo giá thông qua tính năng thảo luận. Những cá nhân đã được gửi 1 lần sẽ được add vào danh sách người theo dõi để những lần sau bạn không cần add lại địa chỉ email hay liên hệ của những người đó nữa:
Quản lý đơn hàng bán
Sau khi nhận được phản hồi của khách hàng bạn có thể có những tính huống sau:
Khách không đồng ý với giá bạn báo:
Sửa lại và gửi báo giá lại theo thỏa thuận với khách
Hủy nếu bạn không đtạ được thỏa thuận và phải bỏ qua đơn hàng này
Khách hàng đồng ý với thông tin báo giá bạn gửi: Xác nhận đơn hàng tương ứng với việc bạn ký hợp đồng kinh tế bên ngoài
Sau khi thành đơn bán, phần mềm cho phép bạn quản lý các thông tin về giao nhận hàng hóa và hóa đơn bán hàng. Tùy cách thiết lập cho từng sản phẩm mà bạn có thể giao hàng trước khi xuất hóa đơn cho khách hoặc làm song song cả hai. Bạn có thể tham khảo thêm quy trình của đơn bán theo thông tin sơ đồ sau:
Bạn có thể thao khải thêm cách tạo và quản lý dữ liệu tại các bài viết trong mục Bán hàng.